Governança
Espera-se que uma diretoria guarde certos documentos: as suas políticas, quem são os seus administradores, os riscos que conhece, o que deu errado e quando termina o seguro. Guardados em gavetas e na cabeça das pessoas, eles são encontrados tarde demais. A Governança guarda-os em um só lugar e avisa você antes de algo vencer. (Governança é um módulo: veja Módulos.)
- Abra Governança no menu da sua organização. A primeira página, Num relance, mostra cada área com uma palavra: Em ordem, Para breve ou Precisa de atenção, e embaixo a lista do que não está em ordem, o mais urgente primeiro.
- Políticas: toque em Nova política, escreva ou cole o texto (ou inclua o arquivo), e diga até quando deve ser revisada. Marque Pede-se aos membros que a leiam se for o caso. Toque em Pôr em vigor.
- Os membros a encontram em As minhas adesões, na seção Políticas, e tocam em Li. Na política você vê quem a leu e quem não leu.
- Os registros: Administradores, Conflitos de interesses, Riscos, Incidentes e acidentes. Abra um e toque em Adicionar. Cada um pede só o que precisa.
- Coisas que vencem: seguros, verificações de antecedentes, formações, licenças. Adicione cada uma com o dia em que vence. Quando for renovada, escolha Ações e depois Renovar: a linha antiga fica guardada e uma nova vale até o novo dia.
Uma política só para alguns membros: em A quem se pede que a leia?, escolha todos os membros, as pessoas de uma comissão (marque qual), ou os membros de um núcleo. Só eles a veem e são contados.
Quem não a leu: depois de 14 dias é lembrado automaticamente, uma vez por cada versão (mude os dias, ou escreva 0 para nunca, em Lembretes na primeira página). Para lembrá-los agora, abra a política e toque em Lembrar quem não a leu.
Uma nova versão de uma política: quando o texto muda de forma importante, marque Esta é uma nova versão antes de salvar. Pede-se então a todos que a leiam de novo. Para uma pequena correção, deixe desmarcado.
Riscos: diga qual é a probabilidade e qual é a gravidade, cada uma de 1 a 5. O Azonation multiplica as duas: a partir de 15 é um risco elevado e precisa de atenção; a partir de 8 é médio. A página Riscos mostra-os em uma grade de cinco por cinco: toque em um quadrado para ver os seus riscos. Abra um risco para ver como a pontuação mudou ao longo do tempo.
Administradores a partir de uma comissão: na página Administradores, toque em Adicionar as pessoas de uma comissão. Todos que atuam lá são adicionados com a sua função; quem já está na lista fica como está. Deixe Manter a lista igual a esta comissão marcado e a lista acompanha a comissão a partir daí: quem entra é adicionado, uma função ou um dia alterado é atualizado, e quando alguém sai a sua linha é fechada (guardada, nunca excluída). Uma linha assim diz "Segue" e o nome da comissão; altere a função e os dias na comissão. As linhas que você escreveu, e as que fechou você mesmo, ficam como estão; uma linha que você excluir não volta sozinha (toque no botão de novo para trazer todos de volta). Para parar, toque no mesmo botão e depois em Deixar de seguir: as linhas ficam e passam a ser suas.
Com núcleos: uma linha de qualquer registro, e uma política, pode pertencer a um núcleo (Pertence a). Quem trabalha só para um núcleo vê e guarda só o que pertence ao seu núcleo, só é avisado sobre o seu núcleo, e uma política que escreva é para os membros do seu núcleo. Os dias dos lembretes continuam sendo escolha da organização inteira. Os quatro relatórios de Governança podem ser lidos para um núcleo.
Arquivos em uma linha: abra uma linha de qualquer registro (Ações, depois Alterar) e inclua arquivos no fim: o certificado do seguro, um orçamento, um formulário de incidente.
Certificados com validade: um certificado com um dia "Válido até" (veja Certificados) é mostrado com as coisas que vencem e conta na primeira página. Ele é tratado em Certificados.
Lembretes: quem cuida da governança é avisado 30 dias antes de algo vencer ou de uma política ou um risco precisar ser revisado, e 90 dias antes do fim do mandato de um administrador. Altere os 30 dias em Lembretes, no fim da primeira página. Um membro cuja própria verificação ou formação vence também é avisado.
Para os seus administradores: em Relatórios há quatro para imprimir: Governança num relance, Registro de riscos, Coisas que vencem, Incidentes e acidentes.
Verificações de antecedentes: guarde só que uma verificação foi feita, quando, e quando deve ser repetida. Não escreva o que ela encontrou. As verificações de que você precisa, e com que frequência, dependem da lei do lugar onde está: pergunte a quem entende do assunto.
Incidentes: só quem cuida da governança vê este registro. Escreva só o necessário; para uma criança, as iniciais bastam. Alguns incidentes precisam ser comunicados por lei.
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