Gouvernance
On attend d’un conseil d’administration qu’il tienne certains documents : ses politiques, la liste de ses administrateurs, les risques qu’il connaît, ce qui a mal tourné, et la date de fin de ses assurances. Rangés dans des tiroirs ou dans les têtes, ils sont retrouvés trop tard. La gouvernance les garde au même endroit et vous prévient avant qu’une chose arrive à échéance. (Gouvernance est un module : voir Modules.)
- Ouvrez Gouvernance dans le menu de votre organisation. La première page, En un coup d’œil, montre chaque domaine avec un mot : En ordre, À venir ou À traiter, et en dessous la liste de ce qui n’est pas en ordre, le plus urgent en premier.
- Politiques : appuyez sur Nouvelle politique, tapez ou collez le texte (ou ajoutez le fichier), et dites pour quand il faudra la revoir. Cochez Les membres sont invités à la lire s’ils doivent la lire. Appuyez sur Mettre en vigueur.
- Les membres la trouvent sous Mes adhésions, dans l’onglet Règlements, et appuient sur Je l’ai lue. Sur la politique, vous voyez qui l’a lue et qui ne l’a pas lue.
- Les registres : Administrateurs, Conflits d’intérêts, Risques, Incidents et accidents. Ouvrez-en un et appuyez sur Ajouter. Chacun ne demande que ce dont il a besoin.
- Ce qui arrive à échéance : assurances, vérifications d’antécédents, formations, licences. Ajoutez chaque chose avec sa date d’échéance. Quand elle est renouvelée, choisissez Actions, puis Renouveler : l’ancienne ligne est gardée et une nouvelle court jusqu’à la nouvelle date.
Une politique pour certains membres seulement : sous À qui demande-t-on de la lire ?, choisissez tous les membres, les personnes d’un comité (cochez lequel), ou les membres d’une section. Eux seuls la voient et sont comptés.
Ceux qui ne l’ont pas lue : après 14 jours, ils reçoivent un rappel tout seuls, une fois par version (changez le nombre de jours, ou tapez 0 pour jamais, sous Rappels sur la première page). Pour les relancer maintenant, ouvrez la politique et appuyez sur Rappeler à ceux qui ne l’ont pas lue.
Une nouvelle version d’une politique : quand le texte change de façon importante, cochez C’est une nouvelle version avant d’enregistrer. Tout le monde est alors invité à la relire. Pour une petite correction, laissez décoché.
Risques : dites s’il est probable et à quel point il serait grave, chacun de 1 à 5. Azonation multiplie les deux : à partir de 15, c’est un risque élevé qui demande de l’attention ; à partir de 8, c’est un risque moyen. La page Risques les montre sur une grille de cinq sur cinq : appuyez sur une case pour voir ses risques. Ouvrez un risque pour voir comment sa note a évolué.
Des administrateurs depuis un comité : sur la page Administrateurs, appuyez sur Ajouter les personnes d’un comité. Chaque personne qui y siège est ajoutée avec sa fonction ; une personne déjà dans la liste est laissée telle quelle. Laissez Garder la liste à jour avec ce comité coché et la liste suit le comité dès lors : une personne qui le rejoint est ajoutée, une fonction ou une date changée est changée, et quand quelqu’un part, sa ligne est clôturée (gardée, jamais supprimée). Une telle ligne indique « Suit » et le nom du comité ; changez sa fonction et ses dates dans le comité. Les lignes que vous avez tapées vous-même, et celles que vous avez clôturées vous-même, sont laissées telles quelles ; une ligne que vous supprimez ne revient pas toute seule (appuyez de nouveau sur le bouton pour faire revenir tout le monde). Pour arrêter, appuyez sur le même bouton puis sur Ne plus suivre : les lignes restent et sont désormais à vous.
Avec des sections : une ligne de n’importe quel registre, et une politique, peuvent appartenir à une section (Appartient à). Une personne qui travaille pour une seule section ne voit et ne tient que ce qui appartient à sa section, n’est prévenue que pour sa section, et une politique qu’elle écrit s’adresse aux membres de sa section. Les délais des rappels restent le choix de toute l’organisation. Les quatre rapports de gouvernance peuvent se lire pour une seule section.
Des fichiers sur une ligne : ouvrez une ligne de n’importe quel registre (Actions, puis Modifier) et ajoutez des fichiers en bas : l’attestation d’assurance, un devis, un formulaire d’incident.
Les certificats qui expirent : un certificat avec une date « Valable jusqu’au » (voir Certificats) est montré avec ce qui arrive à échéance et compte sur la première page. Il est suivi dans Certificats.
Rappels : les personnes qui s’occupent de la gouvernance sont prévenues 30 jours avant qu’une chose arrive à échéance, qu’une politique ou un risque doive être revu, et 90 jours avant la fin du mandat d’un administrateur. Changez les 30 jours sous Rappels, en bas de la première page. Un membre dont la vérification ou la formation arrive à échéance est prévenu aussi.
Pour vos administrateurs : sous Rapports, il y en a quatre à imprimer : La gouvernance en un coup d’œil, Registre des risques, Ce qui arrive à échéance, Incidents et accidents.
Vérifications d’antécédents : notez seulement qu’une vérification a été faite, quand, et quand elle doit être refaite. N’écrivez pas ce qu’elle a trouvé. Les vérifications nécessaires, et leur fréquence, dépendent de la loi de votre pays : demandez à quelqu’un qui la connaît.
Incidents : seules les personnes qui s’occupent de la gouvernance voient ce registre. N’écrivez que le nécessaire ; pour un enfant, les initiales suffisent. Certains incidents doivent être déclarés selon la loi.
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