Votes
Tôt ou tard, les membres doivent décider de quelque chose : approuver les comptes, changer une règle, choisir une date. Un vote à main levée laisse de côté tous ceux qui n’ont pas pu venir, et personne ne sait vraiment ensuite qui avait le droit de voter. Les votes permettent à chaque membre qui peut voter de le faire dans l’application, à bulletin secret si vous le souhaitez, et gardent le résultat comme trace.
- Ouvrez Votes dans le menu de votre organisation et appuyez sur Nouveau vote. Choisissez une Motion (une chose à décider, avec une réponse Oui ou Non ; chacun peut s’abstenir) ou un Sondage (une question avec vos propres réponses).
- Écrivez ce qui est demandé. Pour un sondage, tapez les réponses, et dites combien un membre peut en choisir.
- Quand : donnez le jour et l’heure d’ouverture et de clôture, ou laissez vide et ouvrez et fermez le vote vous-même.
- Comment on décide : une motion est adoptée avec plus de Oui que de Non, avec les deux tiers, ou avec les trois quarts. Si vos statuts demandent un quorum, tapez la part des membres qui doivent voter pour que le vote soit valable.
- Qui peut voter : laissez tel quel et chaque membre actuel peut voter. Ou fixez vos règles : seulement certains types de membres, un membre depuis au moins un certain nombre de mois, cotisation payée, seulement les membres actifs, jamais exclus, présents à assez de réunions.
- Enregistrez. La page du vote montre Qui peut voter selon ces règles, et pourquoi quelqu’un est laissé de côté. Vérifiez, puis appuyez sur Ouvrir le vote maintenant (ou L’ouvrir à l’heure prévue).
- Les membres le trouvent sous Mes adhésions, votre organisation, Votes. Ils choisissent et appuient sur Voter.
- Quand l’heure est passée, le vote se ferme tout seul (ou appuyez sur Clore et compter). Le résultat vous est montré, ainsi qu’à tous ceux qui pouvaient voter.
La liste est figée à l’ouverture du vote. Une personne qui adhère ou paie ensuite n’est pas ajoutée, et personne n’est retiré. C’est ce qui rend un vote équitable, et c’est pourquoi un vote ouvert ne peut plus être modifié.
Vote secret : Azonation garde séparément qui a voté et ce qui a été voté. Personne ne peut voir ce qu’un membre a choisi : ni vous, ni nous. Sans la coche (un vote à découvert), les personnes qui organisent le vote voient qui a choisi quoi une fois le vote clos.
Pas de décompte avant la fin : tant qu’un vote est ouvert, vous ne voyez que combien ont voté, jamais où en est le résultat.
Le reçu : après avoir voté, un membre voit un code court, une seule fois. Quand le vote est clos, il peut le taper sous le résultat pour vérifier que son vote a été compté. Le code ne montre pas ce qu’il a choisi.
Rappels : les membres sont prévenus quand un vote ouvre, ceux qui n’ont pas voté reçoivent un rappel la veille de la clôture, et tout le monde est prévenu quand le résultat est connu. Pour les relancer plus tôt, appuyez sur Relancer les personnes qui n’ont pas voté.
Un membre qui ne peut pas voter voit le vote avec la raison en mots simples (par exemple « Votre cotisation n’est pas à jour »).
Avec des sections : un vote d’une section s’adresse aux membres de cette section.
Voyez comment ça marche avec une démonstration. Avant de confier un vote à Azonation, regardez-en un. Sur la page Votes, appuyez sur Voir comment ça marche avec une démonstration et choisissez une motion, un sondage ou une élection. Azonation crée un vote avec 24 membres fictifs : aucune personne réelle n’est sollicitée ni prévenue. Pour une motion ou un sondage, la plupart des membres fictifs ont déjà voté. Essayez maintenant : votez vous-même sous Mes adhésions, Votes et gardez votre reçu ; appuyez sur Faire voter les membres fictifs ; clôturez le vote ; regardez le résultat ; vérifiez votre reçu. L’élection de démonstration vous fait passer par chaque étape : elle commence par la liste des électeurs, où un membre fictif est laissé de côté et vous demande de revoir son cas ; puis les candidatures, où des candidats fictifs se présentent ; vous les acceptez ou les refusez, annoncez la liste définitive, ouvrez le scrutin, le clôturez, certifiez le résultat et le rendez définitif. Les personnes fictives portent des noms de votre langue. Chaque démonstration finit autrement, car les membres fictifs choisissent au hasard. Elle ne compte pour rien, et vous pouvez la supprimer quand vous en avez assez vu.
Essayez d’abord avec un vote d’essai. Sur un vote que vous êtes encore en train d’écrire, appuyez sur Essayer d’abord avec une copie d’essai. La copie fonctionne exactement pareil et ne compte pour rien : ouvrez-la, votez, clôturez-la, regardez le résultat. Choisissez Seulement les organisateurs (les autres membres ne voient rien et ne sont prévenus de rien) ou Toutes les personnes qui peuvent voter (chacun essaie, et sait que c’est un essai). Un vote d’essai porte partout une étiquette jaune Essai, reste en dehors de vos rapports et procès-verbaux, et peut être supprimé à tout moment. Quand vous êtes satisfait, revenez au vrai vote et ouvrez-le ; ou, sur l’essai, appuyez sur Créer le vrai vote à partir de celui-ci.
Un code avant de voter : cochez Demander un code avant de voter. Le membre appuie sur M’envoyer un code et tape le code qu’il reçoit. Il part par e-mail ; par SMS au numéro de téléphone que vous avez pour le membre, là où Azonation propose les SMS pour ce pays et où votre organisation a encore des SMS ce mois-ci ; et sur WhatsApp quand le membre l’utilise avec Azonation. Le code n’est jamais affiché dans l’application. Pour les SMS, le numéro du membre doit être écrit avec l’indicatif de son pays, comme +880 1712 345678.
Se reconnecter avant de voter : avec cette coche, une personne connectée depuis plus d’une demi-heure doit se reconnecter une fois, puis revient directement au vote.
Des votes sur papier, dans la salle : cochez Les membres peuvent aussi voter sur papier. Tant que le vote est ouvert, sa page propose Votes sur papier : cochez chaque membre au moment où il remet son bulletin (il ne peut alors plus voter dans l’application), comptez les bulletins à la main et tapez les totaux. Qui a voté et ce que disent les bulletins sont gardés séparément.
Un vote confié à un autre membre (pour une motion seulement) : tapez combien de votes un membre peut porter pour d’autres. Un membre qui ne peut pas participer tape alors, sous la motion, le numéro de membre ou l’e-mail de l’autre membre ; le choix de celui-ci compte pour les deux. Cela peut être repris tant qu’il n’a pas voté.
Par ordre de préférence (un sondage) : sous Comment on compte, choisissez Par ordre de préférence. Les membres touchent les réponses dans leur ordre. Si aucune réponse n’a plus de la moitié, la dernière est retirée et ses voix vont au choix suivant, tour après tour. Le résultat montre chaque tour.
Dans le procès-verbal : une motion liée à une réunion inscrit son résultat dans les décisions du procès-verbal de cette réunion à sa clôture.
Un membre qui ne paie pas de cotisation : sur la page du membre, cochez Ne paie pas de cotisation (un membre d’honneur ou à vie). Il n’apparaît jamais comme devant de l’argent, ne reçoit jamais de rappel, et compte comme à jour quand un vote demande une cotisation payée.
Deux choix désactivés tant que vous ne les activez pas : « Certains votes comptent pour plus d’un » (un type de membre a plus de voix qu’un autre) et « Les membres peuvent modifier leur vote jusqu’à la clôture ». Ne les utilisez que si vos propres statuts le prévoient : tous deux rendent un résultat plus difficile à défendre si quelqu’un le conteste.
Gardé comme trace : un vote qui a eu lieu ne peut être ni modifié ni supprimé. Les votes servent aux décisions propres à votre organisation selon ses propres règles ; si une loi dit comment vous devez voter (certains syndicats et coopératives), suivez cette loi.
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