Governance
Da un consiglio ci si aspetta che tenga certi documenti: i suoi regolamenti, chi sono i suoi amministratori fiduciari, i rischi che conosce, cosa è andato storto e quando scade la sua assicurazione. Tenuti nei cassetti e nella testa delle persone, si trovano troppo tardi. Governance li tiene in un unico posto e ti avvisa prima che qualcosa scada. (Governance è un modulo: vedi Moduli.)
- Apri Governance nel menu della tua organizzazione. La prima pagina, A colpo d'occhio, mostra ogni area con una parola: In ordine, In arrivo o Richiede attenzione, e sotto l'elenco di ciò che non è in ordine, il più urgente per primo.
- Regolamenti: premi Nuovo regolamento, scrivi o incolla il testo (o aggiungi il file) e indica entro quando va riguardato. Spunta Ai soci viene chiesto di leggerlo se devono farlo. Premi Metti in vigore.
- I soci lo trovano in Le mie iscrizioni, nella scheda Regolamenti, e premono L'ho letto. Nel regolamento vedi chi l'ha letto e chi no.
- I registri: Amministratori fiduciari, Conflitti di interesse, Rischi, Incidenti e infortuni. Aprine uno e premi Aggiungi. Ognuno chiede solo ciò che gli serve.
- Cose che scadono: assicurazioni, controlli dei precedenti, formazione, licenze. Aggiungi ognuna con il giorno in cui scade. Quando viene rinnovata, scegli Azioni, poi Rinnova: la vecchia riga viene conservata e una nuova vale fino al nuovo giorno.
Un regolamento solo per alcuni soci: sotto A chi viene chiesto di leggerlo? scegli tutti i soci, le persone di un comitato (spunta quale) o i soci di una sezione. Solo loro lo vedono e vengono contati.
Chi non l'ha letto: dopo 14 giorni riceve un promemoria da solo, una volta per ogni versione (cambia i giorni, o scrivi 0 per mai, in Promemoria nella prima pagina). Per ricordarlo subito, apri il regolamento e premi Ricordalo a chi non l'ha letto.
Una nuova versione di un regolamento: quando il testo cambia in modo importante, spunta Questa è una nuova versione prima di salvare. A tutti viene allora chiesto di leggerlo di nuovo. Per una piccola correzione, lascia senza spunta.
Rischi: indica quanto è probabile e quanto sarebbe grave, ognuno da 1 a 5. Azonation moltiplica i due: da 15 è un rischio alto e richiede attenzione; da 8 è medio. La pagina Rischi li mostra su una griglia cinque per cinque: premi un quadrato per vedere i suoi rischi. Apri un rischio per vedere come è cambiato il suo punteggio nel tempo.
Amministratori fiduciari da un comitato: nella pagina Amministratori fiduciari premi Aggiungi le persone di un comitato. Tutti quelli che ne fanno parte vengono aggiunti con il loro ruolo; chi è già nell'elenco resta com'è. Lascia spuntato Tieni l'elenco al passo con questo comitato e da quel momento l'elenco segue il comitato: chi entra viene aggiunto, un ruolo o un giorno cambiato viene cambiato, e quando qualcuno lascia la sua riga viene chiusa (conservata, mai eliminata). Una riga così dice "Segue" e il nome del comitato; cambia il suo ruolo e i suoi giorni nel comitato. Le righe che hai scritto tu, e quelle che hai chiuso tu, restano come sono; una riga che elimini non torna da sola (premi di nuovo il pulsante per riportare tutti). Per smettere, premi lo stesso pulsante e poi Smetti di seguire: le righe restano e da quel momento sono tue da gestire.
Con le sezioni: una riga di qualsiasi registro, e un regolamento, può appartenere a una sezione (Appartiene a). Chi lavora per una sola sezione vede e gestisce solo ciò che appartiene alla sua sezione, viene avvisato solo per la sua sezione, e un regolamento che scrive è per i soci della sua sezione. I giorni dei promemoria restano una scelta dell'intera organizzazione. I quattro report di Governance si possono leggere per una sola sezione.
File su una riga: apri una riga di qualsiasi registro (Azioni, poi Modifica) e aggiungi file in fondo: il certificato di assicurazione, un preventivo, un modulo di incidente.
Attestati che scadono: un attestato con un giorno "Valido fino al" (vedi Attestati) compare tra le cose che scadono e conta nella prima pagina. Si gestisce in Attestati.
Promemoria: chi si occupa della governance viene avvisato 30 giorni prima che qualcosa scada o che un regolamento o un rischio vada riguardato, e 90 giorni prima che finisca il mandato di un amministratore fiduciario. Cambia i 30 giorni in Promemoria in fondo alla prima pagina. Viene avvisato anche un socio il cui controllo o la cui formazione sta per scadere.
Per i vostri amministratori fiduciari: in Report ce ne sono quattro da stampare: Governance a colpo d'occhio, Registro dei rischi, Cose che scadono, Incidenti e infortuni.
Controlli dei precedenti: conserva solo che un controllo è stato fatto, quando, e quando va rifatto. Non annotare cosa ha trovato. Quali controlli vi servono, e ogni quanto, dipende dalla legge del vostro Paese: chiedi a qualcuno che la conosce.
Incidenti: solo chi si occupa della governance vede questo registro. Scrivi solo ciò che serve; per un bambino bastano le iniziali. Alcuni incidenti vanno segnalati per legge.
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