Vereinsführung
Von einem Vorstand wird erwartet, dass er bestimmte Unterlagen führt: seine Richtlinien, wer im Vorstand ist, die Risiken, die er kennt, was schiefgegangen ist und wann seine Versicherung abläuft. In Schubladen und Köpfen werden sie zu spät gefunden. Die Vereinsführung hält sie an einem Ort und sagt Ihnen Bescheid, bevor etwas abläuft. (Vereinsführung ist ein Modul: siehe Module.)
- Öffnen Sie Vereinsführung im Menü Ihrer Organisation. Die erste Seite, Auf einen Blick, zeigt jeden Bereich mit einem Wort: In Ordnung, Steht bald an oder Braucht Aufmerksamkeit, und darunter die Liste dessen, was nicht in Ordnung ist, das Dringendste zuerst.
- Richtlinien: Drücken Sie auf Neue Richtlinie, tippen oder fügen Sie den Text ein (oder hängen Sie die Datei an) und sagen Sie, bis wann sie wieder durchgesehen werden soll. Setzen Sie ein Häkchen bei Mitglieder werden gebeten, sie zu lesen, wenn sie das sollen. Drücken Sie auf In Kraft setzen.
- Mitglieder finden sie unter Meine Mitgliedschaften, im Reiter Richtlinien, und drücken auf Ich habe es gelesen. Bei der Richtlinie sehen Sie, wer sie gelesen hat und wer nicht.
- Die Verzeichnisse: Vorstandsmitglieder, Interessenkonflikte, Risiken, Vorfälle und Unfälle. Öffnen Sie eines und drücken Sie auf Hinzufügen. Jedes fragt nur nach dem, was es braucht.
- Was abläuft: Versicherungen, Führungszeugnisse, Schulungen, Genehmigungen. Tragen Sie jedes mit dem Tag ein, an dem es abläuft. Wenn es verlängert wird, wählen Sie Aktionen, dann Verlängern: Die alte Zeile bleibt erhalten, und eine neue läuft bis zum neuen Tag.
Eine Richtlinie nur für manche Mitglieder: Unter Wer wird gebeten, sie zu lesen? wählen Sie alle Mitglieder, die Personen in einem Ausschuss (haken Sie an, welchem) oder die Mitglieder einer Zweigstelle. Nur sie sehen sie und werden gezählt.
Wer sie nicht gelesen hat: Nach 14 Tagen wird von selbst erinnert, einmal für jede Version (ändern Sie die Tage, oder tippen Sie 0 für nie, unter Erinnerungen auf der ersten Seite). Um jetzt zu erinnern, öffnen Sie die Richtlinie und drücken auf Alle erinnern, die sie noch nicht gelesen haben.
Eine neue Version einer Richtlinie: Wenn sich der Text in einer wichtigen Weise ändert, setzen Sie vor dem Speichern ein Häkchen bei Das ist eine neue Version. Dann werden alle gebeten, sie noch einmal zu lesen. Bei einer kleinen Korrektur lassen Sie es leer.
Risiken: Sagen Sie, wie wahrscheinlich es ist und wie schlimm es wäre, jeweils von 1 bis 5. Azonation multipliziert beides: ab 15 ist es ein hohes Risiko und braucht Aufmerksamkeit; ab 8 ein mittleres. Die Seite Risiken zeigt sie auf einem Raster von fünf mal fünf: Drücken Sie auf ein Feld, um seine Risiken zu sehen. Öffnen Sie ein Risiko, um zu sehen, wie sich sein Wert mit der Zeit verändert hat.
Vorstandsmitglieder aus einem Ausschuss: Drücken Sie auf der Seite Vorstandsmitglieder auf Die Personen eines Ausschusses hinzufügen. Alle, die darin mitwirken, werden mit ihrer Funktion hinzugefügt; wer schon auf der Liste steht, bleibt, wie er ist. Lassen Sie das Häkchen bei Die Liste mit diesem Ausschuss abgleichen stehen, dann folgt die Liste ab jetzt dem Ausschuss: Wer dazukommt, wird hinzugefügt, eine geänderte Funktion oder ein geänderter Tag wird geändert, und wenn jemand ausscheidet, wird seine Zeile geschlossen (behalten, nie gelöscht). Eine solche Zeile sagt „Folgt“ und den Namen des Ausschusses; ändern Sie Funktion und Tage im Ausschuss. Zeilen, die Sie selbst eingetippt haben, und Zeilen, die Sie selbst geschlossen haben, bleiben unberührt; eine Zeile, die Sie löschen, kommt nicht von selbst zurück (drücken Sie die Schaltfläche noch einmal, um alle zurückzuholen). Zum Beenden drücken Sie dieselbe Schaltfläche und dann Nicht mehr folgen: Die Zeilen bleiben und gehören ab dann Ihnen.
Mit Zweigstellen: Eine Zeile jedes Verzeichnisses und eine Richtlinie können zu einer Zweigstelle gehören (Gehört zu). Wer nur für eine Zweigstelle arbeitet, sieht und führt nur, was zu seiner Zweigstelle gehört, wird nur über seine Zweigstelle benachrichtigt, und eine Richtlinie, die er schreibt, ist für die Mitglieder seiner Zweigstelle. Die Tage der Erinnerungen bleiben die Wahl der ganzen Organisation. Die vier Berichte der Vereinsführung lassen sich für eine Zweigstelle lesen.
Dateien an einer Zeile: Öffnen Sie eine Zeile eines Verzeichnisses (Aktionen, dann Ändern) und fügen Sie unten Dateien hinzu: den Versicherungsschein, ein Angebot, ein Vorfallsformular.
Urkunden, die ablaufen: Eine Urkunde mit einem Tag „Gültig bis“ (siehe Urkunden) steht bei dem, was abläuft, und zählt auf der ersten Seite mit. Gepflegt wird sie unter Urkunden.
Erinnerungen: Die Personen, die sich um die Vereinsführung kümmern, werden 30 Tage vorher benachrichtigt, wenn etwas abläuft oder eine Richtlinie oder ein Risiko durchgesehen werden muss, und 90 Tage bevor die Amtszeit eines Vorstandsmitglieds endet. Ändern Sie die 30 Tage unter Erinnerungen unten auf der ersten Seite. Ein Mitglied, dessen eigene Prüfung oder Schulung abläuft, wird auch benachrichtigt.
Für Ihren Vorstand: Unter Berichte gibt es vier zum Drucken: Vereinsführung auf einen Blick, Risikoverzeichnis, Was abläuft, Vorfälle und Unfälle.
Führungszeugnisse: Halten Sie nur fest, dass eine Prüfung gemacht wurde, wann, und wann sie wieder fällig ist. Schreiben Sie nicht auf, was sie ergeben hat. Welche Prüfungen Sie brauchen und wie oft, hängt vom Recht bei Ihnen ab: Fragen Sie jemanden, der sich damit auskennt.
Vorfälle: Nur die Personen, die sich um die Vereinsführung kümmern, sehen dieses Verzeichnis. Schreiben Sie nur, was nötig ist; bei einem Kind reichen die Initialen. Manche Vorfälle müssen laut Gesetz gemeldet werden.
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