الحوكمة
يُنتظر من مجلس الإدارة أن يحتفظ بأوراق معينة: سياساته، ومن هم أمناؤه، والمخاطر التي يعرفها، وما حدث من أخطاء، ومتى ينتهي تأمينه. وإذا حُفظت في الأدراج والرؤوس، يُعثر عليها بعد فوات الأوان. الحوكمة تحفظها في مكان واحد وتخبرك قبل أن ينتهي شيء. (الحوكمة وحدة: انظر الوحدات.)
- افتح الحوكمة في قائمة منظمتك. الصفحة الأولى، في لمحة، تُظهر كل مجال بكلمة: على ما يرام أو قريبًا أو يحتاج إلى اهتمام، وتحتها قائمة ما ليس على ما يرام، الأكثر إلحاحًا أولًا.
- السياسات: اضغط سياسة جديدة، واكتب الكلمات أو الصقها (أو أضف الملف)، وقل متى يجب النظر فيها مرة أخرى. ضع علامة على يُطلب من الأعضاء قراءتها إذا كان يجب عليهم ذلك. اضغط اجعلها سارية.
- يجدها الأعضاء تحت عضوياتي، في تبويب السياسات، ويضغطون قرأتها. وفي السياسة ترى من قرأها ومن لم يقرأها.
- السجلات: الأمناء، وتضارب المصالح، والمخاطر، والحوادث والإصابات. افتح واحدًا واضغط إضافة. وكل سجل لا يطلب إلا ما يحتاج إليه.
- الأشياء التي تنتهي صلاحيتها: التأمين، والتحقق من السوابق، والتدريب، والتراخيص. أضف كل واحد مع اليوم الذي ينتهي فيه. وعندما يُجدَّد، اختر الإجراءات، ثم تجديد: يُحفظ السطر القديم ويسري سطر جديد حتى اليوم الجديد.
سياسة لبعض الأعضاء فقط: تحت من يُطلب منه قراءتها؟ اختر كل عضو، أو أشخاص لجنة (ضع علامة على أيها)، أو أعضاء فرع. وهم وحدهم يرونها ويُحتسبون.
من لم يقرأها: بعد 14 يومًا يُذكَّرون تلقائيًا، مرة لكل نسخة (غيّر الأيام، أو اكتب 0 لعدم التذكير أبدًا، تحت التذكيرات في الصفحة الأولى). ولتذكيرهم الآن، افتح السياسة واضغط تذكير من لم يقرأها.
نسخة جديدة من سياسة: عندما تتغير الكلمات تغييرًا مهمًا، ضع علامة على هذه نسخة جديدة قبل أن تحفظ. عندها يُطلب من الجميع قراءتها مرة أخرى. ولتصحيح صغير، اتركها بلا علامة.
المخاطر: قل ما مدى احتمالها وما مدى سوئها، كل منهما من 1 إلى 5. يضرب Azonation الاثنين: من 15 فما فوق تكون خطرًا عاليًا يحتاج إلى اهتمام، ومن 8 فما فوق تكون متوسطة. وتُظهر صفحة المخاطر هذه المخاطر على شبكة خمسة في خمسة: اضغط مربعًا لترى مخاطره. وافتح خطرًا لترى كيف تغيرت درجته مع الوقت.
أمناء من لجنة: في صفحة الأمناء اضغط إضافة أشخاص لجنة. يُضاف كل من يخدم فيها مع دوره، ومن هو في القائمة من قبل يُترك كما هو. اترك العلامة على إبقاء القائمة متوافقة مع هذه اللجنة فتتبع القائمة اللجنة من الآن: من ينضم يُضاف، والدور أو اليوم الذي تغير يتغير، وعندما يغادر أحدهم يُغلق سطره (يُحفظ، ولا يُحذف أبدًا). ومثل هذا السطر يقول "يتبع" واسم اللجنة، وغيّر دوره وأيامه في اللجنة. أما السطور التي كتبتها بنفسك، والسطور التي أغلقتها بنفسك، فتُترك كما هي، والسطر الذي تحذفه لا يعود تلقائيًا (اضغط الزر مرة أخرى لإعادة الجميع). وللتوقف، اضغط الزر نفسه ثم إيقاف المتابعة: تبقى السطور وتصبح لك تحتفظ بها من الآن.
مع الفروع: يمكن أن يتبع سطر من أي سجل، وكذلك السياسة، فرعًا واحدًا (يتبع). ومن يعمل لفرع واحد لا يرى ولا يحفظ إلا ما يتبع فرعه، ولا يُبلَّغ إلا عن فرعه، والسياسة التي يكتبها تكون لأعضاء فرعه. وتبقى أيام التذكيرات من اختيار المنظمة كلها. ويمكن قراءة تقارير الحوكمة الأربعة لفرع واحد.
ملفات على سطر: افتح سطرًا من أي سجل (الإجراءات، ثم تعديل) وأضف ملفات في الأسفل: شهادة التأمين، أو عرض سعر، أو نموذج حادث.
الشهادات التي تنتهي صلاحيتها: الشهادة التي لها يوم "صالحة حتى" (انظر الشهادات) تُعرض مع الأشياء التي تنتهي صلاحيتها وتُحتسب في الصفحة الأولى. ويُعتنى بها في الشهادات.
التذكيرات: يُبلَّغ من يتولون الحوكمة قبل 30 يومًا من انتهاء صلاحية شيء، أو حلول موعد النظر في سياسة أو خطر، وقبل 90 يومًا من انتهاء مدة أمين. غيّر الـ30 يومًا تحت التذكيرات في أسفل الصفحة الأولى. والعضو الذي تنتهي صلاحية تحققه أو تدريبه يُبلَّغ أيضًا.
لأمنائك: تحت التقارير أربعة تقارير للطباعة: الحوكمة في لمحة، وسجل المخاطر، والأشياء التي تنتهي صلاحيتها، والحوادث والإصابات.
التحقق من السوابق: لا تحتفظ إلا بأن التحقق تم، ومتى، ومتى يحين موعده مرة أخرى. ولا تكتب ما وجده. وأي تحقق تحتاج إليه، وكم مرة، يتوقف على القانون في مكانك: اسأل شخصًا يعرفه.
الحوادث: لا يرى هذا السجل إلا من يتولون الحوكمة. اكتب فقط ما يلزم، وللطفل تكفي الحروف الأولى من اسمه. وبعض الحوادث يجب الإبلاغ عنها بحكم القانون.
جرّبه مع منظمتك
مجاني حتى 100 عضو، للمدة التي تريدها. بلا بطاقة، وبلا مكالمة مبيعات.