Governação
Espera-se que uma direção guarde certos documentos: as suas políticas, quem são os seus administradores, os riscos que conhece, o que correu mal e quando acaba o seguro. Guardados em gavetas e na cabeça das pessoas, são encontrados tarde demais. A Governação guarda-os num só sítio e avisa-o antes de algo expirar. (Governação é um módulo: ver Módulos.)
- Abra Governação no menu da sua organização. A primeira página, Num relance, mostra cada área com uma palavra: Em ordem, Para breve ou Precisa de atenção, e por baixo a lista do que não está em ordem, o mais urgente primeiro.
- Políticas: carregue em Nova política, escreva ou cole o texto (ou junte o ficheiro), e diga até quando deve ser revista. Marque Pede-se aos membros que a leiam se for o caso. Carregue em Pôr em vigor.
- Os membros encontram-na em As minhas adesões, no separador Políticas, e carregam em Li. Na política vê quem a leu e quem não leu.
- Os registos: Administradores, Conflitos de interesses, Riscos, Incidentes e acidentes. Abra um e carregue em Adicionar. Cada um pede só o que precisa.
- Coisas que expiram: seguros, verificações de antecedentes, formações, licenças. Adicione cada uma com o dia em que expira. Quando é renovada, escolha Ações e depois Renovar: a linha antiga fica guardada e uma nova vale até ao novo dia.
Uma política só para alguns membros: em A quem se pede que a leia?, escolha todos os membros, as pessoas de um comité (marque qual), ou os membros de um núcleo. Só eles a veem e são contados.
Quem não a leu: passados 14 dias é lembrado automaticamente, uma vez por cada versão (mude os dias, ou escreva 0 para nunca, em Lembretes na primeira página). Para os lembrar agora, abra a política e carregue em Lembrar quem não a leu.
Uma nova versão de uma política: quando o texto muda de forma importante, marque Esta é uma nova versão antes de guardar. Pede-se então a todos que a voltem a ler. Para uma pequena correção, deixe desmarcado.
Riscos: diga qual a probabilidade e qual a gravidade, cada uma de 1 a 5. O Azonation multiplica as duas: a partir de 15 é um risco elevado e precisa de atenção; a partir de 8 é médio. A página Riscos mostra-os numa grelha de cinco por cinco: carregue num quadrado para ver os seus riscos. Abra um risco para ver como a pontuação mudou ao longo do tempo.
Administradores a partir de um comité: na página Administradores, carregue em Adicionar as pessoas de um comité. Todos os que lá servem são adicionados com a sua função; quem já está na lista fica como está. Deixe Manter a lista igual a este comité marcado e a lista acompanha o comité a partir daí: quem entra é adicionado, uma função ou um dia alterado é alterado, e quando alguém sai a sua linha é fechada (guardada, nunca apagada). Uma linha destas diz "Segue" e o nome do comité; altere a função e os dias no comité. As linhas que escreveu você mesmo, e as que fechou você mesmo, ficam como estão; uma linha que apague não volta sozinha (carregue outra vez no botão para trazer todos de volta). Para parar, carregue no mesmo botão e depois em Deixar de seguir: as linhas ficam e passam a ser suas.
Com núcleos: uma linha de qualquer registo, e uma política, pode pertencer a um núcleo (Pertence a). Quem trabalha só para um núcleo vê e guarda só o que pertence ao seu núcleo, só é avisado sobre o seu núcleo, e uma política que escreva é para os membros do seu núcleo. Os dias dos lembretes continuam a ser escolha da organização inteira. Os quatro relatórios de Governação podem ser lidos para um núcleo.
Ficheiros numa linha: abra uma linha de qualquer registo (Ações, depois Alterar) e junte ficheiros no fundo: o certificado do seguro, um orçamento, um formulário de incidente.
Certificados com validade: um certificado com um dia "Válido até" (ver Certificados) é mostrado com as coisas que expiram e conta na primeira página. É tratado em Certificados.
Lembretes: quem trata da governação é avisado 30 dias antes de algo expirar ou de uma política ou um risco ter de ser revisto, e 90 dias antes do fim do mandato de um administrador. Mude os 30 dias em Lembretes, no fundo da primeira página. Um membro cuja própria verificação ou formação expira também é avisado.
Para os seus administradores: em Relatórios há quatro para imprimir: Governação num relance, Registo de riscos, Coisas que expiram, Incidentes e acidentes.
Verificações de antecedentes: guarde só que uma verificação foi feita, quando, e quando deve ser repetida. Não escreva o que ela encontrou. As verificações de que precisa, e com que frequência, dependem da lei do sítio onde está: pergunte a quem a conhece.
Incidentes: só quem trata da governação vê este registo. Escreva só o necessário; para uma criança, as iniciais chegam. Alguns incidentes têm de ser comunicados por lei.
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