Gobernanza
De una junta se espera que guarde ciertos papeles: sus políticas, quiénes son los miembros de la junta, los riesgos que conoce, lo que salió mal y cuándo vence su seguro. Guardados en cajones y en cabezas, se encuentran demasiado tarde. Gobernanza los guarda en un solo sitio y te avisa antes de que algo caduque. (Gobernanza es un módulo: consulta Módulos.)
- Abre Gobernanza en el menú de tu organización. La primera página, De un vistazo, muestra cada área con una palabra: En orden, Próximamente o Necesita atención, y debajo la lista de lo que no está en orden, lo más urgente primero.
- Políticas: pulsa Nueva política, escribe o pega el texto (o añade el archivo) y di para cuándo hay que revisarla de nuevo. Marca Se pide a los miembros que la lean si deben hacerlo. Pulsa Ponerla en vigor.
- Los miembros la encuentran en Mis membresías, en la pestaña Políticas, y pulsan La he leído. En la política ves quién la ha leído y quién no.
- Los registros: Miembros de la junta, Conflictos de intereses, Riesgos, Incidentes y accidentes. Abre uno y pulsa Añadir. Cada uno pide solo lo que necesita.
- Cosas que caducan: seguros, comprobaciones de antecedentes, formación, licencias. Añade cada una con el día en que caduca. Cuando se renueve, elige Acciones y luego Renovar: la línea antigua se guarda y una nueva sigue hasta el nuevo día.
Una política solo para algunos miembros: en ¿A quién se le pide que la lea? elige todos los miembros, las personas de un comité (marca cuál) o los miembros de una sede. Solo ellos la ven y se cuentan.
Quienes no la han leído: pasados 14 días se les recuerda solo, una vez por cada versión (cambia los días, o escribe 0 para nunca, en Recordatorios de la primera página). Para recordárselo ahora, abre la política y pulsa Recordar a quienes no la han leído.
Una versión nueva de una política: cuando el texto cambia de forma importante, marca Esta es una versión nueva antes de guardar. Entonces se pide a todos que la lean de nuevo. Para una pequeña corrección, déjalo sin marcar.
Riesgos: di lo probable que es y lo grave que sería, cada cosa de 1 a 5. Azonation multiplica los dos: desde 15 es un riesgo alto y necesita atención; desde 8 es medio. La página Riesgos los muestra en una cuadrícula de cinco por cinco: pulsa una casilla para ver sus riesgos. Abre un riesgo para ver cómo ha cambiado su puntuación con el tiempo.
Miembros de la junta desde un comité: en la página Miembros de la junta pulsa Añadir a las personas de un comité. Todos los que están en él se añaden con su cargo; quien ya está en la lista se queda como está. Deja marcado Mantener la lista al día con este comité y la lista sigue al comité a partir de entonces: quien se une se añade, un cargo o una fecha que cambia se cambia, y cuando alguien se va su línea se cierra (se guarda, nunca se borra). Esa línea dice "Sigue a" y el nombre del comité; cambia su cargo y sus fechas en el comité. Las líneas que escribiste tú, y las que cerraste tú, no se tocan; una línea que borras no vuelve sola (pulsa el botón otra vez para traer de vuelta a todos). Para parar, pulsa el mismo botón y luego Dejar de seguir: las líneas se quedan y son tuyas a partir de entonces.
Con sedes: una línea de cualquier registro, y una política, pueden pertenecer a una sede (Pertenece a). Quien trabaja para una sola sede solo ve y lleva lo que pertenece a su sede, solo recibe avisos de su sede, y una política que escribe es para los miembros de su sede. Los días de los recordatorios siguen siendo decisión de toda la organización. Los cuatro informes de Gobernanza se pueden leer para una sede.
Archivos en una línea: abre una línea de cualquier registro (Acciones y luego Cambiar) y añade archivos al pie: el certificado del seguro, un presupuesto, un parte de incidente.
Certificados que caducan: un certificado con fecha "Válido hasta" (consulta Certificados) aparece con las cosas que caducan y cuenta en la primera página. Se gestiona en Certificados.
Recordatorios: a las personas que se ocupan de la gobernanza se les avisa 30 días antes de que algo caduque o de que toque revisar una política o un riesgo, y 90 días antes de que termine el mandato de un miembro de la junta. Cambia los 30 días en Recordatorios, al pie de la primera página. A un miembro cuya propia comprobación o formación caduca también se le avisa.
Para tu junta: en Informes hay cuatro para imprimir: La gobernanza de un vistazo, Registro de riesgos, Cosas que caducan, Incidentes y accidentes.
Comprobaciones de antecedentes: guarda solo que se hizo una comprobación, cuándo y cuándo toca de nuevo. No apuntes lo que encontró. Qué comprobaciones necesitas, y cada cuánto, depende de la ley de tu lugar: pregunta a alguien que la conozca.
Incidentes: solo las personas que se ocupan de la gobernanza ven este registro. Escribe solo lo necesario; para un niño, bastan las iniciales. Algunos incidentes se deben comunicar por ley.
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