Certificats
Un remerciement que l’on garde. Un certificat avec le nom et le logo de votre organisation, le nom de la personne, et un numéro que chacun peut vérifier, pour que personne ne puisse en fabriquer un. (Certificats est un module : voir Modules.)
- Ouvrez Certificats dans le menu de votre organisation et appuyez sur Remettre des certificats.
- Dites qui en reçoit un. Choisissez vous-même des membres, et tapez les noms des personnes qui ne sont pas membres, un par ligne. Pour envoyer son certificat par e-mail à quelqu’un qui n’est pas membre, ajoutez son adresse e-mail après une virgule (Olivia Brown, olivia.brown@example.com). Ou laissez Azonation les trouver : Heures de bénévolat (toutes les personnes qui ont donné des heures sur les jours que vous choisissez), Un événement (toutes les personnes venues), Un projet (toutes les personnes qui y ont travaillé). Décochez qui ne doit pas en recevoir.
- Dites à quoi il sert : remerciement, bénévolat, participation à un événement, une formation, une distinction, l’adhésion. Chacun apporte ses mots habituels, dans la langue de votre organisation. Changez-les comme vous voulez.
- Tapez qui signe et sa fonction, et choisissez l’aspect : formel (sombre) ou clair (plus doux pour une imprimante). En dessous, vous voyez à quoi ressemblera le premier.
- Appuyez sur Donner. Chaque personne reçoit le sien, avec son nom et ses heures. Les membres sont prévenus dans l’application et par e-mail, et le trouvent sous Mes adhésions, dans l’onglet Certificats.
Les trous dans le texte : les mots entre crochets sont remplis pour chaque personne : [name], [organisation], [hours], [what], [from], [to]. Si le texte demande quelque chose qu’Azonation ne sait pas pour une personne (ses heures, quand vous l’avez choisie à la main), il vous le dit : écrivez-le dans le texte, ou retirez le trou.
PDF et impression : ouvrez un certificat et appuyez sur Télécharger le PDF pour un fichier qui a le même aspect partout, ou sur Imprimer pour une feuille posée sur le côté (pour l’aspect formel, activez « Graphiques d’arrière-plan » dans la fenêtre d’impression). Les membres reçoivent leur certificat par e-mail avec le PDF joint, et peuvent le télécharger dans leur espace membre.
Signature, cachet et fond : sur la page Remettre des certificats, sous Signature, cachet et fond, choisissez une photo de la signature, votre cachet ou tampon, et un fond pâle pour toute la feuille. Ils figurent sur les certificats que vous remettez à partir de maintenant ; les certificats déjà remis gardent ce qu’ils avaient.
Gardez votre propre texte : cochez Garder ce texte pour la prochaine fois et donnez-lui un nom (Formation aux premiers secours). La prochaine fois, choisissez-le sous Partir d’un texte que vous avez gardé.
Un certificat qui expire : remplissez Valable jusqu’au (un certificat de premiers secours). La date est imprimée dessus. La personne et vous êtes prévenus avant (30 jours, ou autant que vous choisissez sous Avant qu’un certificat expire, en bas de la page Certificats) ; ensuite, son adresse indique qu’il a expiré.
Tout seuls : avec les Automatisations, activez Un certificat après un événement (toutes les personnes venues en reçoivent un le lendemain), Un certificat pour les heures de bénévolat (quand un bénévole atteint le nombre d’heures que vous choisissez, une fois par an) ou Un certificat pour chaque année d’adhésion (le jour anniversaire de l’adhésion d’un membre). Les bénévoles qui ne sont pas membres sont aussi retrouvés grâce à leurs heures, quand vous choisissez vous-même Heures de bénévolat. Avec des sections, une personne qui travaille pour une seule section remet et voit les certificats de cette section.
Est-il authentique ? Chaque certificat a un numéro (C-2026-00001) et une image à scanner. Quiconque la scanne, ou ouvre son adresse, voit qui l’a remis, à qui, pour quoi et quand. Rien d’autre sur la personne n’est montré.
Une erreur dessus ? Un certificat ne peut pas être modifié après coup. Ouvrez-le et appuyez sur Retirer ce certificat, puis remettez-en un nouveau. Le certificat retiré reste dans votre liste, le membre ne le voit plus, et son adresse indique qu’il a été retiré.
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