Bénévolat
Chercher des bénévoles par téléphone et sur des listes papier, c’est ne jamais savoir qui vient, et ne jamais compter les heures que les gens donnent. Le bénévolat montre chaque tâche qui a besoin de bras, laisse les membres s’inscrire eux-mêmes, et additionne les heures. (Bénévolat est un module : voir Modules.)
- Ouvrez Bénévolat dans le menu de votre organisation et appuyez sur Nouveau créneau.
- Dites à quoi il sert (Fête d’été : cuisine), le jour, l’heure de début et de fin, le lieu, et combien de bénévoles il vous faut. Laissez le nombre vide pour accueillir tous ceux qui viennent.
- Appuyez sur Ouvrir aux inscriptions. Cochez Prévenir les membres et chaque membre reçoit une notification.
- Les membres ouvrent votre organisation sous Mes adhésions, choisissent Bénévolat et appuient sur M’inscrire. Quand le créneau est plein, les suivants attendent ; quand quelqu’un se désinscrit, le premier en attente monte tout seul et il est prévenu.
- Le jour venu, ouvrez le créneau et pointez qui est venu, ou appuyez sur Écran d’accueil et laissez les bénévoles scanner le code QR ou montrer leur carte.
Les heures se comptent toutes seules : un créneau avec un début et une fin donne sa durée à chaque personne venue (de 10:00 à 13:00, cela fait 3 heures). Pour quelqu’un qui est parti tôt, tapez ses propres heures à côté de son nom.
Un rappel : la veille d’un créneau (ou autant de jours avant que vous le choisissez sous Rappel avant un créneau, en bas de la page Bénévolat, où vous pouvez aussi le désactiver), chaque personne inscrite reçoit un message (par e-mail, par WhatsApp si vous l’avez, et dans l’application). Quand vous annulez un créneau, elles sont prévenues de la même façon. Quand vous ouvrez un créneau, cochez Aussi par e-mail et l’appel « on cherche des bénévoles » part aussi en message.
Des bénévoles qui ne sont pas membres : cochez Toute personne qui a le lien peut s’inscrire. Une fois ouvert, le créneau a sa propre page : copiez le lien et partagez-le. Les gens donnent leur nom et leur adresse e-mail, sans se connecter. Ils reçoivent un e-mail avec un bouton pour se désinscrire, un e-mail quand une place se libère, et un rappel la veille. Vous pouvez aussi inscrire quelqu’un vous-même : Ajouter quelqu’un qui n’est pas membre. Avec la partie Site web, cochez L’afficher sur notre site et le créneau y est listé sous « Aidez-nous ». Sur cette page, ils peuvent aussi cocher ce pour quoi ils peuvent aider et quand ils sont d’habitude libres. La page de leur e-mail montre aussi leur laissez-passer pour l’entrée : un code avec une image à scanner. Sur l’Écran d’accueil, scannez-le ou tapez ses lettres, comme la carte d’un membre. Le jour venu, cette page a aussi un bouton Je suis là ; il fonctionne tant que le pointage par soi-même est activé pour le créneau (Écran d’accueil). Une personne qui tape l’adresse e-mail d’un membre est inscrite comme ce membre, et ses heures comptent donc avec les autres.
Plusieurs créneaux d’un coup : sur un nouveau créneau, sous En créer plusieurs d’un coup, choisissez un dernier jour et la fréquence : chaque semaine (chaque samedi à la boutique solidaire), toutes les deux semaines, ou chaque mois le même jour de la semaine (chaque deuxième vendredi). Ajoutez des tâches du jour (Cuisine, Accueil, Installation) et un créneau est créé pour chaque tâche. Les créneaux créés ensemble peuvent être ouverts ou annulés ensemble d’une seule coche.
Pour un événement ou un projet : choisissez-le sous C’est pour quoi ?. La page de cet événement ou de ce projet a alors un encadré « On cherche des bénévoles » avec ses créneaux et un bouton pour en créer un. Les créneaux figurent aussi dans le calendrier. Avec des sections, un créneau peut appartenir à une section : il est alors destiné aux membres de cette section.
Qui sait faire quoi : sur la page Bénévoles, écrivez les compétences que vous demandez (Premiers secours, Conduite, Cuisine). Les membres cochent ce qu’ils savent faire et les jours où ils sont d’habitude libres, dans leur onglet Bénévolat. Vous trouvez des personnes par compétence et par jour. Un créneau peut être seulement pour les membres qui savent faire une compétence : eux seuls sont prévenus, le voient et peuvent s’inscrire. La page liste aussi les bénévoles qui ne sont pas membres ; Oublier efface tout ce qui est gardé sur l’un d’eux.
Des heures en dehors d’un créneau : sur la page Heures, appuyez sur Noter des heures pour un membre (A repeint la clôture, 4 heures). Les membres peuvent noter leurs propres heures dans leur onglet Bénévolat ; elles attendent sous En attente de votre décision jusqu’à ce que vous appuyiez sur Les compter ou Ne pas compter, et le membre est prévenu.
Combien a été donné : la page Heures montre les heures de chaque bénévole pour les jours que vous choisissez : celles des créneaux, celles notées à la main, et celles des jours de travail de vos projets (avec le module Projets). Enregistrez la liste en fichier avec Exporter. Sous Rapports, il y en a deux de plus : Heures de bénévolat et Créneaux (bénévoles nécessaires, inscrits, présents).
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