Voluntariado
Arranjar ajudantes por telefone e em listas de papel quer dizer que ninguém sabe quem vem, e ninguém conta as horas que as pessoas dão. O Voluntariado mostra cada tarefa que precisa de ajudantes, deixa os membros inscreverem-se e soma as horas. (Voluntariado é um módulo: ver Módulos.)
- Abra Voluntariado no menu da sua organização e carregue em Novo turno.
- Diga para que é (Feira de verão: cozinha), o dia, quando começa e acaba, o local e quantos ajudantes precisa. Deixe o número vazio para tantos quantos vierem.
- Carregue em Abrir para nomes. Marque Avisar os membros e cada membro recebe um aviso.
- Os membros abrem a sua organização em As minhas adesões, escolhem Voluntariado e carregam em Inscrever-me. Quando o turno está cheio, os seguintes ficam em espera; quando alguém retira o nome, o primeiro em espera sobe sozinho e é avisado.
- No dia, abra o turno e marque quem veio, ou carregue em Ecrã de entrada e deixe os ajudantes ler o código QR ou mostrar o cartão.
As horas contam-se sozinhas: um turno com início e fim dá a sua duração a todos os que vieram (das 10:00 às 13:00 são 3 horas). Para quem saiu mais cedo, escreva as horas dessa pessoa ao lado do nome.
Um lembrete: na véspera de um turno (ou tantos dias antes quantos escolher em Lembrete antes de um turno, no fundo da página Voluntariado, onde também o pode desligar), todos os inscritos recebem uma mensagem (por e-mail, por WhatsApp se o tiver, e na aplicação). Quando cancela um turno, são avisados da mesma forma. Quando abre um turno, marque Também por e-mail e o "precisam-se ajudantes" também sai como mensagem.
Ajudantes que não são membros: marque Qualquer pessoa com a ligação se pode inscrever. Quando o turno está aberto, tem uma página própria: copie a ligação e partilhe-a. As pessoas dão o nome e o endereço de e-mail, sem entrar numa conta. Recebem um e-mail com um botão para retirar o nome, um e-mail quando fica um lugar livre, e um lembrete na véspera. Também pode inscrever alguém você mesmo: Adicionar alguém que não é membro. Com a parte Site, marque Mostrar no nosso site e o turno fica lá listado em "Ajude-nos". Nessa página também podem marcar em que podem ajudar e quando costumam estar livres. A página do e-mail deles mostra ainda o seu passe para a porta: um código com uma imagem para ler. Na Ecrã de entrada, leia-o ou escreva as letras dele, tal como o cartão de um membro. No dia, essa página tem também um botão Estou cá; funciona enquanto o check-in pelos próprios estiver ligado para o turno (Ecrã de entrada). Quem escreve o endereço de e-mail de um membro é inscrito como esse membro, para que as horas contem com as outras dele.
Vários turnos de uma vez: num turno novo, em Criar vários de uma vez, escolha um último dia e a frequência: todas as semanas (todos os sábados na loja solidária), de duas em duas semanas, ou todos os meses no mesmo dia da semana (todas as segundas sextas-feiras). Junte tarefas do dia (Cozinha, Acolhimento, Montagem) e é criado um turno para cada tarefa. Os turnos criados juntos podem ser abertos ou cancelados juntos com uma só marca.
Para um evento ou um projeto: escolha-o em Para que é?. A página desse evento ou projeto tem então um quadro "Precisam-se ajudantes" com os seus turnos e um botão para criar um. Os turnos também estão no calendário. Com núcleos, um turno pode pertencer a um núcleo: é então para os membros desse núcleo.
Quem sabe fazer o quê: na página Ajudantes, escreva as competências sobre as quais pergunta (Primeiros socorros, Condução, Cozinha). Os membros marcam o que sabem fazer e os dias em que costumam estar livres, no separador Voluntariado. Encontra pessoas por competência e por dia. Um turno pode ser só para membros que sabem uma competência: só eles são avisados, o veem e se podem inscrever. A página também lista os ajudantes que não são membros; Esquecer apaga tudo o que se guarda sobre um deles.
Horas fora de um turno: na página Horas, carregue em Registar horas para um membro (Pintou a vedação, 4 horas). Os membros podem registar as suas próprias horas no separador Voluntariado; ficam em À sua espera até carregar em Contar ou Não contar, e o membro é avisado.
Quanto foi dado: a página Horas mostra as horas de cada voluntário nos dias que escolher: dos turnos, registadas à mão, e dos dias de trabalho dos seus projetos (com o módulo Projetos). Guarde a lista como ficheiro com Exportar. Em Relatórios há mais dois: Horas de voluntariado e Turnos (ajudantes precisos, inscritos, quem veio).
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