Volontariato
Cercare aiutanti per telefono e su elenchi di carta vuol dire che nessuno sa chi viene, e nessuno conta le ore che le persone danno. Il volontariato mostra ogni lavoro che ha bisogno di aiutanti, lascia che i soci si segnino da soli e somma le ore. (Volontariato è un modulo: vedi Moduli.)
- Apri Volontariato nel menu della tua organizzazione e premi Nuovo turno.
- Di' a cosa serve (Festa d'estate: cucina), il giorno, quando inizia e finisce, il luogo e quanti aiutanti ti servono. Lascia vuoto il numero se vanno bene quanti ne vengono.
- Premi Apri alle iscrizioni. Spunta Avvisa i soci e ogni socio riceve un avviso.
- I soci aprono la vostra organizzazione in Le mie iscrizioni, scelgono Volontariato e premono Segna il mio nome. Quando il turno è pieno, i successivi restano in attesa; quando qualcuno toglie il suo nome, il primo in attesa sale da solo e viene avvisato.
- Il giorno stesso, apri il turno e segna chi è venuto, oppure premi Schermo d’ingresso e lascia che gli aiutanti inquadrino il codice QR o mostrino la tessera.
Le ore si contano da sole: un turno con un inizio e una fine dà la sua durata a tutti quelli che sono venuti (dalle 10:00 alle 13:00 sono 3 ore). Per chi è andato via prima, scrivi le sue ore accanto al suo nome.
Un promemoria: il giorno prima di un turno (o quanti giorni prima scegli in Promemoria prima di un turno in fondo alla pagina Volontariato, dove puoi anche spegnerlo) chiunque si sia segnato riceve un messaggio (per email, su WhatsApp se lo avete, e nell'app). Quando annulli un turno, vengono avvisati allo stesso modo. Quando apri un turno, spunta Anche per email e "cercasi aiutanti" parte anche come messaggio.
Aiutanti che non sono soci: spunta Chiunque abbia il link può segnarsi. Quando il turno è aperto ha una sua pagina: copia il link e condividilo. Le persone danno nome e indirizzo email, senza accedere. Ricevono un'email con un pulsante per togliere di nuovo il nome, un'email quando si libera un posto e un promemoria il giorno prima. Puoi anche segnare tu qualcuno: Aggiungi qualcuno che non è socio. Con la parte Sito web, spunta Mostralo sul nostro sito e il turno compare lì sotto "Aiutaci". In quella pagina possono anche spuntare in cosa possono aiutare e quando sono di solito liberi. La pagina della loro email mostra anche il loro pass per l'ingresso: un codice con un'immagine da inquadrare. Nello Schermo d'ingresso, inquadralo o scrivi le sue lettere, proprio come la tessera di un socio. Il giorno stesso, quella pagina ha anche un pulsante Sono qui; funziona finché per il turno è attivo il check-in fai da te (Schermo d'ingresso). Chi scrive l'indirizzo email di un socio viene segnato come quel socio, così le sue ore contano insieme alle altre.
Più turni insieme: in un nuovo turno, sotto Creane diversi insieme, scegli un ultimo giorno e ogni quanto: ogni settimana (ogni sabato nel negozio solidale), ogni due settimane, oppure ogni mese nello stesso giorno della settimana (ogni secondo venerdì). Aggiungi i lavori della giornata (Cucina, Steward, Allestimento) e viene creato un turno per ogni lavoro. I turni creati insieme si possono aprire o annullare insieme con una spunta.
Per un evento o un progetto: sceglilo in A cosa serve?. La pagina di quell'evento o progetto ha allora un riquadro "Cercasi aiutanti" con i suoi turni e un pulsante per crearne uno. I turni sono anche nel calendario. Con le sezioni, un turno può appartenere a una sezione: è allora per i soci di quella sezione.
Chi sa fare cosa: nella pagina Aiutanti, scrivi le competenze che vuoi chiedere (Primo soccorso, Guida, Cucina). I soci spuntano cosa sanno fare e i giorni in cui sono di solito liberi nella loro scheda Volontariato. Trovi le persone per competenza e per giorno. Un turno può essere solo per i soci che sanno fare una certa cosa: solo loro vengono avvisati, lo vedono e possono segnarsi. La pagina elenca anche gli aiutanti che non sono soci; Dimentica toglie tutto ciò che è conservato su uno di loro.
Ore fuori da un turno: nella pagina Ore premi Annota delle ore per un socio (Ha dipinto la recinzione, 4 ore). I soci possono annotare le proprie ore nella loro scheda Volontariato; queste aspettano sotto In attesa di te finché non premi Contale o Non contarle, e il socio viene avvisato.
Quanto è stato dato: la pagina Ore mostra le ore di ogni volontario nei giorni che scegli: dai turni, annotate a mano e dai giorni di lavoro dei vostri progetti (con il modulo Progetti). Salva l'elenco come file con Esporta. In Report ce ne sono altri due: Ore di volontariato e Turni (aiutanti necessari, nomi segnati, chi è venuto).
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