Voluntariado
Arranjar ajudantes por telefone e em listas de papel significa que ninguém sabe quem vem, e ninguém conta as horas que as pessoas dão. O Voluntariado mostra cada tarefa que precisa de ajudantes, deixa os membros se inscreverem e soma as horas. (Voluntariado é um módulo: veja Módulos.)
- Abra Voluntariado no menu da sua organização e toque em Novo turno.
- Diga para que é (Feira de verão: cozinha), o dia, quando começa e termina, o local e quantos ajudantes precisa. Deixe o número em branco para quantos vierem.
- Toque em Abrir para inscrições. Marque Avisar os membros e cada membro recebe um aviso.
- Os membros abrem a sua organização em As minhas adesões, escolhem Voluntariado e tocam em Inscrever-me. Quando o turno está cheio, os seguintes ficam em espera; quando alguém desiste, o primeiro da espera sobe sozinho e é avisado.
- No dia, abra o turno e marque quem veio, ou toque em Tela de entrada e deixe os ajudantes lerem o código QR ou mostrarem o cartão.
As horas se contam sozinhas: um turno com início e fim dá a sua duração a todos que vieram (das 10:00 às 13:00 são 3 horas). Para quem saiu mais cedo, escreva as horas dessa pessoa ao lado do nome.
Um lembrete: na véspera de um turno (ou quantos dias antes você escolher em Lembrete antes de um turno, no fim da página Voluntariado, onde também pode desativá-lo), todos os inscritos recebem uma mensagem (por e-mail, por WhatsApp se tiverem, e no aplicativo). Quando você cancela um turno, eles são avisados da mesma forma. Ao abrir um turno, marque Também por e-mail e o "precisam-se de ajudantes" também sai como mensagem.
Ajudantes que não são membros: marque Qualquer pessoa com o link pode se inscrever. Quando o turno está aberto, ele tem uma página própria: copie o link e compartilhe. As pessoas dão o nome e o endereço de e-mail, sem entrar em uma conta. Recebem um e-mail com um botão para retirar o nome, um e-mail quando fica uma vaga livre, e um lembrete na véspera. Você também pode inscrever alguém: Adicionar alguém que não é membro. Com a parte Site, marque Mostrar no nosso site e o turno fica listado lá em "Ajude-nos". Nessa página, eles também podem marcar em que podem ajudar e quando costumam estar livres. A página do e-mail deles mostra ainda o seu passe para a porta: um código com uma imagem para ler. Na Tela de entrada, leia-o ou digite as letras dele, como o cartão de um membro. No dia, essa página também tem um botão Estou aqui; ele funciona enquanto o check-in pelos próprios ajudantes estiver ativado para o turno (Tela de entrada). Quem digita o endereço de e-mail de um membro é inscrito como esse membro, para que as horas contem com as outras dele.
Vários turnos de uma vez: em um turno novo, em Criar vários de uma vez, escolha um último dia e a frequência: toda semana (todos os sábados na loja solidária), de duas em duas semanas, ou todo mês no mesmo dia da semana (toda segunda sexta-feira). Inclua tarefas do dia (Cozinha, Acolhimento, Montagem) e é criado um turno para cada tarefa. Os turnos criados juntos podem ser abertos ou cancelados juntos com uma só marcação.
Para um evento ou um projeto: escolha-o em Para que é?. A página desse evento ou projeto passa a ter um quadro "Precisam-se de ajudantes" com os seus turnos e um botão para criar um. Os turnos também aparecem no calendário. Com núcleos, um turno pode pertencer a um núcleo: aí é para os membros desse núcleo.
Quem sabe fazer o quê: na página Ajudantes, escreva as competências que você procura (Primeiros socorros, Direção, Cozinha). Os membros marcam o que sabem fazer e os dias em que costumam estar livres, na aba Voluntariado. Você encontra pessoas por competência e por dia. Um turno pode ser só para membros que sabem uma competência: só eles são avisados, veem o turno e podem se inscrever. A página também lista os ajudantes que não são membros; Esquecer exclui tudo o que se guarda sobre um deles.
Horas fora de um turno: na página Horas, toque em Registrar horas para um membro (Pintou a cerca, 4 horas). Os membros podem registrar as próprias horas na aba Voluntariado; ficam em Aguardando você até você tocar em Contar ou Não contar, e o membro é avisado.
Quanto foi doado: a página Horas mostra as horas de cada voluntário nos dias que você escolher: dos turnos, registradas à mão, e dos dias de trabalho dos seus projetos (com o módulo Projetos). Salve a lista como arquivo com Exportar. Em Relatórios há mais dois: Horas de voluntariado e Turnos (ajudantes necessários, inscritos, quem veio).
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