报销申请:批准并退款

每项申请都由您决定,退款时会自动记入您的账目。

  1. 打开 财务,然后点击 报销申请。页面会显示有多少项正在等待您处理。
  2. 打开某项申请,查看收据。
  3. 点击 批准,并选择费用的类别。或者点击 不批准,并写明原因:成员会看到这些原因。
  4. 向成员付款后,点击 登记付款。选择款项的来源和日期。
登记付款后,账目中会自动添加一笔“支出”,并附上成员的姓名。您无需再次输入。
没有账户的成员,或把纸质收据交给您的成员?请点击 为成员添加申请。
误记了?在申请的菜单中点击 撤销付款,即可将其从账目中移除。
与活动或项目有关的申请,会显示在该页面的 成员报销的费用 下。对于项目,已退还的申请也会计入项目资金,并计入其预算。
超过一周仍未处理的申请,会提醒您;在有人作出决定之前,每周还会再提醒一次。
金额较大的申请需要两人同意:打开 财务,再点击 设置,在 大额报销需要第二人同意 下输入金额,例如 100。此后,达到或超过该金额的申请,只有两名不同的负责资金的人员都点击了 批准,才会通过。第一人同意后,其他人会收到通知,成员会看到“两人中已有一人同意”。两人中的任何一位仍可以拒绝。金额留空,则一人即可。除提出申请的成员之外,您至少需要两名负责资金的人员。
分部或某类费用使用其他金额:在同一方框中点击 添加金额,选择一个分部或某类费用(例如差旅),并输入其金额。如果某项申请有自己的金额,则以该金额为准,而非通用金额;若有两项专属金额,则取较低的一个。费用类别在批准申请时选择,因此页面会告诉审批人,他的批准是否属于两人同意中的第一票。
任何人都不能审批或支付自己的报销申请。由另一位负责资金的人员处理。

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