Notes de frais : approuvez et remboursez
Vous décidez de chaque demande, et le remboursement s’inscrit tout seul dans vos comptes.
- Ouvrez Finances, puis Demandes de remboursement. La page montre combien de demandes vous attendent.
- Ouvrez une demande et regardez le reçu.
- Appuyez sur Approuver et choisissez le type de dépense. Ou appuyez sur Ne pas approuver et écrivez pourquoi : le membre le lira.
- Quand vous avez payé le membre, appuyez sur Enregistrer le paiement. Choisissez d’où vient l’argent et le jour.
Enregistrer le paiement ajoute tout seul une « Sortie d’argent » dans vos comptes, avec le nom du membre. Vous n’avez pas à la saisir de nouveau.
Un membre sans compte, ou qui vous a remis un reçu papier ? Appuyez sur Ajouter une demande pour un membre.
Enregistré par erreur ? Annuler le paiement, dans le menu de la demande, le retire des comptes.
Une demande liée à un événement ou à un projet apparaît sur sa page, sous Frais demandés par les membres. Pour un projet, une demande remboursée rejoint aussi l’argent du projet et compte dans son budget.
Une demande qui attend depuis une semaine vous vaut un rappel, puis un autre chaque semaine jusqu’à ce que quelqu’un décide.
Deux personnes pour les demandes plus importantes : ouvrez Finances, Réglages, et sous Un deuxième oui pour les demandes plus importantes, tapez un montant, par exemple 100. Dès lors, une demande de ce montant ou plus n’est approuvée que lorsque deux personnes différentes qui s’occupent de l’argent ont appuyé sur Approuver. Après le premier oui, les autres sont prévenus, et le membre voit « Une personne sur deux a approuvé ». Chacune d’elles peut encore dire non. Laissez le montant vide et une seule personne suffit. Il vous faut au moins deux personnes qui s’occupent de l’argent, en plus du membre qui fait la demande.
Un autre montant pour une section ou un type de dépense : dans le même encadré, touchez Ajouter un montant, choisissez une section ou un type de dépense (par exemple Déplacements) et tapez son montant. Quand une demande a son propre montant, c’est lui qui compte et non le montant général ; si elle en a deux, c’est le plus bas. Le type de dépense est choisi au moment d’approuver une demande, la page dit donc à la personne qui approuve si son oui est le premier des deux.
Personne ne décide ni ne paie sa propre demande. C’est une autre personne qui s’occupe de l’argent qui le fait.
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