একটি সভার পরিকল্পনা করুন

সভাটি আপনার ফোনের ক্যালেন্ডারে রাখতে আমার ক্যালেন্ডারে যোগ করুন চাপুন।

কোরাম। আপনার নিয়মে যদি বলা থাকে কোনো সিদ্ধান্ত নিতে সভায় কতজন সদস্য থাকতে হবে, সেই সংখ্যাটি আরও বিকল্প, কোরামের জন্য প্রয়োজনীয় সদস্য-এ লিখুন। কারা এসেছেন চিহ্নিত করার সময় পাতাটি দেখায় উপস্থিত: 12 জনের মধ্যে 9 জন এবং কোরাম পূর্ণ হয়েছে কি না। সভার পাতা ও কার্যবিবরণীতেও তা লেখা থাকে (14 জন এসেছেন, প্রয়োজন 12: পূর্ণ)। আবার নির্ধারণ করুন সংখ্যাটি রেখে দেয়। আপনার নিয়মে যদি অনুপাত দেওয়া থাকে (সদস্যদের দশ ভাগের এক ভাগ), সংখ্যাটি হিসাব করে নিন: 120 জন সদস্যের দশ ভাগের এক ভাগ হলো 12। আপনার সদস্যরাও সংখ্যাটি দেখেন, তাঁদের সদস্য অংশে সভার পাতায় এবং তাঁরা যে রিমাইন্ডার পান তাতে (কোনো সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে এই সভায় অন্তত 12 জন সদস্য থাকা দরকার), যা তাঁদের আসার একটি কারণ দেয়। কারা বা কতজন আসবেন বলেছেন, তা তাঁরা কখনো দেখেন না।

এক চাপে Zoom, Google Meet বা Teams লিংক: যেখানে Azonation এটি দেয়, সেখানে অনলাইন সভার পাতায় Zoom, Google Meet বা Teams দিয়ে লিংক তৈরি করুন বক্সটি থাকে। প্রথমবার যুক্ত করুন চাপুন, আপনার সংগঠনের অ্যাকাউন্ট দিয়ে Zoom বা Google-এ সাইন ইন করে সম্মতি দিন; আপনাকে সভার পাতায় ফিরিয়ে আনা হয়। এরপর থেকে Zoom লিংক তৈরি করুন (বা Google Meet লিংক) লিংক তৈরি করে সভার সঙ্গে সংরক্ষণ করে, Zoom-এর পাসকোড সহ। Azonation শুধু লিংক তৈরি করে: আপনার Zoom বা Google অ্যাকাউন্টের আর কিছুই পড়ে না। সংযোগ শেষ করুন অনুমতিটি আবার তুলে নেয়; আগে তৈরি লিংকগুলো কাজ করতে থাকে।

ওদিকের সভাও সঙ্গে বদলায়। Azonation-এ সভার দিন, সময় বা নাম বদলালে Zoom বা Teams-এর সভাও বদলে যায়। সভা বাতিল বা মুছে ফেললে ওদিকে সেটি সরিয়ে নেওয়া হয় এবং এখানে লিংকটি মুছে যায়। সাধারণ Google Meet লিংকের কোনো সময় নেই, তাই বদলানোর কিছু নেই। আপনি নিজে হাতে তার ওপর অন্য লিংক লিখলে Azonation ওদিকের পুরোনো সভায় হাত দেয় না।

আপনার Google Calendar-এও: যেখানে এটি দেওয়া আছে, Google Meet লিংক তৈরির আগে যুক্ত অ্যাকাউন্টের Google Calendar-এও রাখুন-এ টিক দিন। তখন সভাটি দিন ও সময় সহ সেই ক্যালেন্ডারে থাকে, আর এখানকার সভার সঙ্গে সরে বা মুছে যায়।

Zoom সভার পরে: একই বক্সে আছে রেকর্ডিং আনুন (Zoom-এর রেকর্ডিংয়ের লিংক ও পাসকোড সভার সঙ্গে সংরক্ষিত হয়) এবং কারা এসেছিলেন তা আনুন। Zoom-এর তালিকায় থাকা সদস্যরা অনলাইনে যুক্ত হয়ে উপস্থিত হিসেবে চিহ্নিত হন। Zoom যে ইমেইল ঠিকানা দেয় তা দিয়ে, অথবা শুধু একজন সদস্যেরই আছে এমন নাম দিয়ে সদস্যকে খোঁজা হয়; বাকি সবাইকে তালিকায় দেখানো হয়, যাতে আপনি নিজে চিহ্নিত করতে পারেন। এতে কাউকে অনুপস্থিত চিহ্নিত করা হয় না, আর হাতে দেওয়া কোনো চিহ্ন কখনো বদলায় না। দুটির জন্যই Zoom-এর পেইড প্ল্যান লাগে।