Eine Sitzung planen

Tippen Sie auf „Zu meinem Kalender hinzufügen“, um die Sitzung in den Kalender Ihres Handys zu übernehmen.

Beschlussfähigkeit. Wenn Ihre Satzung sagt, wie viele Mitglieder da sein müssen, damit eine Sitzung etwas beschließen kann, tragen Sie diese Zahl unter Weitere Optionen, Mitglieder für die Beschlussfähigkeit ein. Während Sie eintragen, wer gekommen ist, zeigt die Seite Anwesend: 9 von 12 nötigen und ob die Sitzung beschlussfähig ist. Die Seite der Sitzung und ihr Protokoll sagen es auch (14 gekommen, 12 nötig: beschlussfähig). Erneut ansetzen behält die Zahl. Wenn Ihre Satzung einen Anteil nennt (ein Zehntel der Mitglieder), rechnen Sie die Zahl aus: Ein Zehntel von 120 Mitgliedern sind 12. Auch Ihre Mitglieder sehen die Zahl, bei der Sitzung in ihrem Mitgliederbereich und in der Erinnerung, die sie bekommen (Diese Sitzung braucht mindestens 12 anwesende Mitglieder, bevor sie etwas beschließen kann). Das gibt ihnen einen Grund zu kommen. Sie sehen nie, wer oder wie viele zugesagt haben.

Ein Link für Zoom, Google Meet oder Teams mit einem Tippen: Wo Azonation es anbietet, hat die Seite einer Online-Sitzung das Feld Link mit Zoom, Google Meet oder Teams erstellen. Beim ersten Mal tippen Sie auf Verbinden, melden sich bei Zoom oder Google mit dem Konto Ihrer Organisation an und stimmen zu; danach kommen Sie zur Sitzung zurück. Ab dann erstellt Link mit Zoom erstellen (oder Google Meet) den Link und speichert ihn bei der Sitzung, mit dem Kenncode von Zoom. Azonation erstellt nur den Link: Es liest sonst nichts aus Ihrem Zoom- oder Google-Konto. Verbindung beenden nimmt die Erlaubnis wieder weg; schon erstellte Links funktionieren weiter.

Die Sitzung dort zieht mit. Wenn Sie in Azonation Tag, Uhrzeit oder Namen der Sitzung ändern, ändert sich auch die Sitzung in Zoom oder Teams. Wenn Sie die Sitzung absagen oder löschen, wird sie dort entfernt und der Link hier gelöscht. Ein einfacher Google-Meet-Link hat keine Uhrzeit, daher gibt es dort nichts nachzuziehen. Wenn Sie von Hand einen anderen Link darüber schreiben, lässt Azonation die alte Sitzung dort in Ruhe.

Auch in Ihrem Google Calendar: Wo es angeboten wird, setzen Sie ein Häkchen bei Auch in den Google Calendar des verbundenen Kontos eintragen, bevor Sie einen Google-Meet-Link erstellen. Die Sitzung steht dann mit Tag und Uhrzeit in diesem Kalender und wird mit der Sitzung hier verschoben und entfernt.

Nach einer Zoom-Sitzung: Im selben Feld gibt es Aufzeichnung abrufen (der Link zur Aufzeichnung bei Zoom und ihr Kenncode werden bei der Sitzung gespeichert) und Abrufen, wer da war. Mitglieder auf der Liste von Zoom werden als anwesend eingetragen, online teilgenommen. Ein Mitglied wird über die E-Mail-Adresse gefunden, die Zoom liefert, oder über einen Namen, den nur ein Mitglied hat; alle anderen werden Ihnen aufgelistet, damit Sie sie von Hand eintragen. Niemand wird dadurch als abwesend eingetragen, und ein Eintrag von Hand wird nie geändert. Beides braucht einen bezahlten Zoom-Tarif.