Préparez une réunion

Touchez Ajouter à mon agenda pour mettre la réunion dans le calendrier de votre téléphone.

Un quorum. Si vos statuts disent combien de membres doivent être présents pour qu’une réunion puisse décider, tapez ce nombre sous Plus d’options, Membres nécessaires pour le quorum. Pendant que vous pointez les présences, la page affiche Présents : 9 sur 12 nécessaires et indique si le quorum est atteint. La page de la réunion et son procès-verbal le disent aussi (14 présents, 12 nécessaires : atteint). Programmer à nouveau garde le nombre. Si vos statuts donnent une proportion (un dixième des membres), calculez le nombre : un dixième de 120 membres, c’est 12. Vos membres voient aussi le nombre, sur la réunion dans leur espace membre et dans le rappel qu’ils reçoivent (Cette réunion a besoin d’au moins 12 membres présents pour pouvoir décider), ce qui leur donne une raison de venir. Ils ne voient jamais qui ni combien de personnes ont dit qu’elles viendraient.

Un lien Zoom, Google Meet ou Teams en un geste : quand Azonation le propose, la page d’une réunion en ligne a l’encadré Créer le lien avec Zoom, Google Meet ou Teams. La première fois, touchez Associer, connectez-vous à Zoom ou Google avec le compte de votre organisation et acceptez ; vous revenez ensuite à la réunion. Dès lors, Créer un lien Zoom (ou lien Google Meet) crée le lien et l’enregistre avec la réunion, avec le code secret de Zoom. Azonation ne fait que créer le lien : il ne lit rien d’autre dans votre compte Zoom ou Google. Mettre fin à la connexion retire de nouveau l’autorisation ; les liens déjà créés continuent de fonctionner.

La réunion de l’autre côté suit. Quand vous changez le jour, l’heure ou le nom de la réunion dans Azonation, la réunion Zoom ou Teams change aussi. Quand vous annulez ou supprimez la réunion, elle est retirée là-bas et le lien est supprimé ici. Un simple lien Google Meet n’a pas d’heure, il n’y a donc rien à suivre. Si vous tapez un autre lien à la main par-dessus, Azonation laisse l’ancienne réunion telle quelle là-bas.

Dans votre Google Calendar aussi : quand c’est proposé, cochez L’ajouter aussi au Google Calendar du compte connecté avant de créer un lien Google Meet. La réunion figure alors dans ce calendrier avec son jour et son heure, et elle bouge et disparaît avec la réunion d’ici.

Après une réunion Zoom : le même encadré propose Récupérer l’enregistrement (le lien vers l’enregistrement de Zoom et son code secret sont enregistrés avec la réunion) et Récupérer qui est venu. Les membres de la liste de Zoom sont marqués présents, en ligne. Un membre est retrouvé grâce à l’adresse e-mail donnée par Zoom, ou grâce à un nom qu’un seul membre porte ; tous les autres sont listés pour que vous les pointiez à la main. Personne n’est marqué absent de cette façon, et un pointage fait à la main n’est jamais modifié. Les deux nécessitent une formule Zoom payante.