Planeie uma reunião

Toque em Adicionar ao meu calendário para pôr a reunião no calendário do seu telemóvel.

Quórum. Se os seus estatutos dizem quantos membros têm de estar presentes para a reunião poder decidir, escreva esse número em Mais opções, Membros necessários para o quórum. Enquanto marca quem veio, a página mostra Presentes: 9 de 12 necessários e se há quórum. A página da reunião e a ata também o dizem (vieram 14, eram precisos 12: há quórum). Marcar de novo mantém o número. Se os estatutos falam de uma parte (um décimo dos membros), faça a conta: um décimo de 120 membros são 12. Os seus membros também veem o número, na reunião, na área de membro, e no lembrete que recebem (Esta reunião precisa de pelo menos 12 membros presentes para poder decidir), o que lhes dá uma razão para virem. Nunca veem quem nem quantos disseram que vinham.

Uma ligação Zoom, Google Meet ou Teams com um toque: onde o Azonation o oferece, a página de uma reunião online tem o quadro Criar a ligação com Zoom, Google Meet ou Teams. Da primeira vez, toque em Ligar, entre no Zoom ou na Google com a conta da sua organização e aceite; volta depois à reunião. A partir daí, Criar uma ligação Zoom (ou Google Meet) cria a ligação e guarda-a com a reunião, com o código de acesso do Zoom. O Azonation só cria a ligação: não lê mais nada da sua conta Zoom ou Google. Terminar a ligação retira a autorização; as ligações já criadas continuam a funcionar.

A reunião do outro lado acompanha. Quando muda o dia, a hora ou o nome da reunião no Azonation, a reunião no Zoom ou no Teams também muda. Quando cancela ou apaga a reunião, ela é retirada do outro lado e a ligação é removida aqui. Uma ligação simples do Google Meet não tem hora, por isso não há nada para acompanhar. Se escrever outra ligação por cima à mão, o Azonation deixa a reunião antiga do outro lado como está.

Também no seu Google Calendar: onde é oferecido, marque Pôr também no Google Calendar da conta ligada antes de criar uma ligação Google Meet. A reunião fica nesse calendário com o dia e a hora, e muda e desaparece com a reunião daqui.

Depois de uma reunião Zoom: o mesmo quadro tem Ir buscar a gravação (a ligação para a gravação do Zoom e o código de acesso ficam guardados com a reunião) e Ir buscar quem veio. Os membros da lista do Zoom são marcados como presentes, online. Um membro é encontrado pelo endereço de e-mail que o Zoom dá, ou por um nome que só um membro tem; os outros ficam listados para os marcar à mão. Ninguém é marcado como ausente desta forma, e uma marcação feita à mão nunca é alterada. As duas coisas precisam de um plano pago do Zoom.