L’aide au secrétariat d’Azonation

Tenir les papiers d’un club prend du temps. Les secrétaires d’Azonation peuvent le faire pour vous : à distance, ou sur place là où Azonation a un bureau près de chez vous. Vous gardez la main : ils ne travaillent dans votre organisation que tant que vous l’autorisez, et vous voyez tout ce qu’ils font.

Secrétariat à distance (une option)

1. Ouvrez Aide au secrétariat et touchez Demander de l’aide. Cochez ce dont vous avez besoin (ordres du jour et convocations, procès-verbaux, l’assemblée générale annuelle, fiches des membres, courriers, classement, listes d’événements), ajoutez une note et une date, et liez la réunion ou l’événement.
2. Azonation envoie un prix. Touchez Accepter le prix : c’est votre accord écrit. Le montant s’ajoute à votre prochaine facture mensuelle Azonation.
3. Suivez la mission sur sa page : messages, temps passé et ce que le secrétaire a fait. Une fois terminée, donnez une note.
4. Besoin d’aide tous les mois ? Choisissez plutôt un Forfait d’heures ; les heures au-delà du forfait sont facturées à son tarif d’heure supplémentaire.

Secrétariat sur place (une option, là où un bureau Azonation couvre votre région)

1. Secrétariat adjoint, pour une occasion : quelqu’un vient noter les présences et rédiger le procès-verbal, tenir l’accueil de l’assemblée générale annuelle, compter les votes papier, tenir l’accueil d’un événement, livrer des documents ou afficher des avis. Indiquez le lieu, le jour et les horaires, et qui demander ce jour-là. Le prix comprend les heures et le déplacement, calculé selon la distance jusqu’à chez vous. Vous êtes prévenu à leur arrivée et quand ils ont fini.
2. Secrétaire exécutif, chaque mois : un secrétaire rémunéré qui gère votre administration. Acceptez les conditions proposées (date de début, tarif mensuel, préavis, services de bureau comme un poste de travail, une adresse postale ou le courrier scanné pour vous), puis ajoutez le mandat écrit de votre comité. Choisissez ce qu’il peut faire ; les sommes au-delà de la limite que vous fixez attendent votre accord ou celui de votre trésorier. Les membres le voient comme « Secrétaire exécutif (Azonation) » et il ne vote pas. Chaque mois, il envoie un rapport au comité, et le courrier scanné apparaît sur la page du contrat.