Qui vient à une réunion
Savoir à l’avance qui viendra vous permet de prévoir la salle, de voir si le quorum sera atteint et de ne plus taper les excuses à la main.
- Les membres touchent Je serai là ou Je ne peux pas venir sur la réunion, dans l’application ou directement depuis l’e-mail (une courte page leur demande de confirmer). « Je ne peux pas venir » peut être accompagné d’une raison. Ils peuvent changer leur réponse jusqu’au début de la réunion.
- Sur la page de la réunion, vous voyez par exemple 8 viennent, 3 ne peuvent pas venir, 14 sans réponse · quorum 10. Touchez Voir les réponses pour la liste ; notez les réponses données en personne ou par téléphone, et téléchargez la liste.
- Les membres qui ont dit ne pas pouvoir venir apparaissent d’eux-mêmes sous Excuses dans le procès-verbal, et sont proposés comme excusés quand vous notez les présences. Marquer présents tous ceux qui ont dit venir vous donne un point de départ.
- Dans Messages, Rappels, choisissez quand les membres qui n’ont pas répondu reçoivent un rappel (2 jours avant au départ), quand vous êtes prévenu si trop peu de personnes viennent pour le quorum (3 jours avant), et votre quorum habituel.
Aussi pour les événements : les e-mails de rappel des événements ont maintenant les boutons Je viens, Peut-être et Je ne viens pas. Un événement complet met le membre sur la liste d’attente ; un événement payant l’emmène dans l’application pour payer. Quand vous touchez Prévenir les membres sur un événement, cochez Envoyer aussi l’invitation aux membres par e-mail pour l’envoyer par e-mail avec les mêmes boutons ; la case indique combien de membres elle touche et combien d’e-mails il reste ce mois-ci. Vous pouvez aussi la cocher dans le formulaire de l’événement, sous Prévenir les membres à la publication. Un événement qui se répète est annoncé une seule fois, avec toutes ses dates (sur la page d’une date, choisissez Toutes les dates à partir de celle-ci). Les membres ouvrent Toutes les dates de cet événement pour voir chaque date et répondre à chacune, dire combien d’adultes et d’enfants viennent, ajouter une note et montrer leur billet. Pour un événement payant, le billet arrive une fois le tarif payé, sauf si vous cochez Les membres peuvent payer à l’entrée sous le tarif : les membres gardent alors leur billet, l’entrée affiche « À payer : £8.00 », et Payé à l’entrée inscrit l’argent liquide dans vos comptes. Un membre qui répond Peut-être peut donner un nombre approximatif, que vous voyez comme « Peut-être : 4 personnes ». Plus tard, Renvoyer l’invitation à ceux qui n’ont pas répondu.
À l’entrée : un scan affiche « A dit venir », « A dit peut-être », « A dit ne pas pouvoir venir » ou « N’a pas répondu ».
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