Aprovações
As contas, as atas, uma política ou uma compra grande precisam muitas vezes do acordo de várias pessoas. Ir atrás de cada uma por telefone e e-mail leva dias, e depois ninguém tem a certeza de quem disse que sim. As Aprovações enviam o documento a quem tem de concordar, deixam cada um responder no telemóvel, e guardam o registo.
Para a sua organização
- Abra Aprovações no menu da sua organização e toque em Novo pedido.
- Escreva o que é para aprovar e as palavras com que as pessoas concordam.
- Como concordam: com um toque, ou escrevendo o seu nome.
- O que é preciso: todos têm de concordar (um "não" termina o pedido), ou mais de metade.
- Quem é consultado quando: todos ao mesmo tempo, ou um a seguir ao outro pela ordem que definir.
- Escolha quem tem de concordar e, se quiser, um último dia para responder. Toque em Guardar o rascunho.
- Na página do rascunho, junte os documentos a ler e toque em Enviar para aprovação. A partir daí, nada nele pode ser alterado.
- Acompanhe as respostas a chegar. Lembrar escreve a quem ainda não respondeu. Retirar cancela o pedido.
- O registo em PDF mostra o que foi pedido, quem respondeu o quê e quando.
Os lembretes vão sozinhos dois dias antes do último dia. Um pedido que passa o último dia sem decisão termina como "Fora do prazo".
Diretamente da ata, de uma política ou de um pedido de despesas: abra a ata de uma reunião, uma política ou um pedido e toque em Enviar para aprovação. Abre-se um novo pedido com o nome e as palavras preenchidos. Escolhe quem tem de concordar, guarda e envia como de costume. O pedido mantém uma ligação para a página de onde veio. A própria página não é alterada pelas respostas.
O mesmo pedido todos os anos? Na página de um pedido, toque em Guardar como modelo. Da próxima vez, toque em Novo pedido e escolha-o em Começar com um modelo: as palavras, como as pessoas concordam e quem é consultado ficam preenchidos, e pode mudar o que quiser antes de guardar. Pode guardar até 30 modelos. Um modelo não guarda documentos: junte os documentos deste ano depois de guardar.
Um relatório: em Relatórios, o relatório Aprovações mostra quantos pedidos foram enviados num período, como terminaram, quantos dias levou uma decisão, e o que ainda espera por quem.
Sobre escrever o nome: regista que esta pessoa, com sessão iniciada no Azonation, concordou a essa hora. Não é o tipo especial de assinatura que a lei pede em alguns documentos (como escrituras). Para esses, pergunte ao seu consultor.
Para um membro
- Recebe um aviso e um e-mail. Abra As minhas adesões, a sua organização, e o separador Para aprovar.
- Abra o pedido e leia as palavras e os documentos.
- Toque em Concordo (escreva primeiro o seu nome completo se lho pedirem), ou em Não concordo com uma palavra a dizer porquê.
- A sua resposta é dada uma vez e não pode ser alterada.
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