Acesso por API: os seus próprios programas leem os seus dados
O seu site mostra os próximos eventos, uma folha de cálculo soma o mês, um ecrã na sala mostra o que está a acontecer. Sem isto, alguém copia tudo à mão. Com o acesso por API, cada um desses programas recebe uma chave própria e lê o que permitir, e mais nada.
- Abra Acesso por API no menu da sua organização e toque em Nova chave.
- Diga para que é (como "O site") e marque o que pode ler. Por baixo de cada marca, a página diz o que é dado e o que fica guardado.
- Se tem núcleos, escolha a organização inteira ou um núcleo. Escolha quanto tempo funciona: até a desligar, 90 dias, ou um ano.
- Toque em Criar a chave. Copie a chave agora e dê-a à pessoa que trata desse programa. Só é mostrada esta vez.
- A página mostra quando cada chave foi usada pela última vez e com que frequência. Desligar para uma chave de imediato.
Uma chave lê. Nada pode ser alterado nem apagado com ela.
Formulários no seu próprio site (envios): uma chave também pode ter permissão para enviar três coisas, e cada uma espera por uma pessoa: pedidos de adesão (de um formulário "Junte-se a nós"; cada um espera até o aprovar, como com o seu link de adesão), mensagens (de um formulário "Contacte-nos"; chegam com as mensagens do seu site), e inscrições no boletim (a pessoa tem de confirmar primeiro por e-mail). Marca-os separadamente em O que pode enviar?; uma chave nunca envia nada que não tenha marcado. Cada chave pode enviar no máximo 10 por minuto e 500 por dia, e tudo o que é enviado fica escrito no seu registo de atividade.
Antes de pôr um formulário destes no seu site: diga às pessoas, no formulário, para onde vão os seus dados, e deixe-as concordar. O programa tem de enviar que concordaram (consentimento), senão o pedido é recusado. Os pedidos de adesão só são aceites enquanto o seu link de adesão estiver aberto, e as inscrições no boletim só enquanto a inscrição estiver aberta.
O que uma chave pode ter permissão para ler: sobre nós, membros, comités, núcleos, o diretório dos membros, reuniões, eventos, o quadro de avisos, tarefas, projetos, planeamento, dinheiro, faturas de clientes e de fornecedores, bens, a biblioteca multimédia, boletins, certificados, relatórios anuais e os números dos seus relatórios. E também, só como números e sem nenhum nome: o calendário (tudo o que tem um dia numa só lista), os tipos de filiação e as suas quotas, quantos vieram a cada reunião, quantos vêm a cada evento e quantos lugares restam, os turnos que ainda precisam de ajudantes, quanto angariou cada campanha, os resultados das votações fechadas, e as suas políticas em vigor. Só vê as que a sua organização tem.
Uma chave para um núcleo lê esse núcleo e o que está abaixo dele, e mais nada. Não lhe podem ser dadas coisas que pertencem à organização inteira, como Sobre nós ou os números dos relatórios.
Uma chave com validade para sozinha no seu dia, para que uma chave esquecida não funcione para sempre. Os administradores recebem um aviso e um e-mail uma semana antes: crie uma chave nova e ponha-a no programa a tempo.
O que nunca é dado: notas sobre um membro, aniversários e moradas; a ligação e o código de uma reunião online; nada de um membro cujos dados foram apagados; eventos, projetos e planos que não publicou; a nota de uma tarefa; quanto vale um bem e quem o tem; quem está inscrito num boletim; as imagens de um álbum; as tabelas de um relatório que mostram nomes; rascunhos de faturas e a morada de um cliente.
Para a pessoa que liga o programa: o fundo da página mostra o endereço, um exemplo, o que pode ser pedido e os limites (60 pedidos por minuto por cada chave, até 100 linhas por página).
Trate uma chave como uma palavra-passe. Uma chave que lê membros dá dados pessoais: dê-a só a um programa em que confia, e diga-o no seu aviso de privacidade. Se uma chave pode ter caído em mãos erradas, desligue-a e crie uma nova. Uma chave desligada não pode ser ligada outra vez.
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