Acceso por API: tus propios programas leen tus datos
Tu sitio web muestra los próximos eventos, una hoja de cálculo suma el mes, una pantalla en la sala muestra lo que hay. Sin esto, alguien lo copia todo a mano. Con el acceso por API, cada uno de esos programas recibe su propia clave y lee lo que permites, y nada más.
- Abre Acceso por API en el menú de tu organización y toca Nueva clave.
- Di para qué es (como "El sitio web") y marca lo que puede leer. Debajo de cada marca, la página dice lo que se da y lo que se reserva.
- Si tienes sedes, elige toda la organización o una sede. Elige cuánto tiempo funciona: hasta que la desactives, 90 días o un año.
- Toca Crear la clave. Copia la clave ahora y dásela a la persona que se ocupa de ese programa. Solo se muestra esta vez.
- La página muestra cuándo se usó cada clave por última vez y cuántas veces. Desactivar detiene una clave al momento.
Una clave lee. Con ella no se puede cambiar ni borrar nada.
Formularios en tu propio sitio web (para entregar datos): a una clave también se le puede permitir entregar tres cosas, cada una de las cuales espera a una persona: solicitudes para unirse (desde un formulario "Únete"; cada una espera a que la apruebes, como con tu enlace para unirse), mensajes (desde un formulario "Contacto"; llegan con los mensajes de tu sitio web) e inscripciones al boletín (la persona debe confirmar antes por correo). Las marcas por separado en ¿Qué puede entregar?; una clave nunca entrega nada que no hayas marcado. Cada clave puede entregar como máximo 10 por minuto y 500 al día, y todo lo entregado se apunta en tu registro de actividad.
Antes de poner un formulario así en tu sitio web: di a la gente en el formulario adónde van sus datos, y deja que den su permiso. El programa debe enviar que lo dieron (consentimiento), o la solicitud se rechaza. Las solicitudes para unirse solo se aceptan mientras tu enlace para unirse está abierto, y las inscripciones al boletín solo mientras la inscripción está abierta.
Lo que se puede permitir leer a una clave: sobre nosotros, miembros, comités, sedes, el directorio de miembros, reuniones, eventos, el tablón de anuncios, tareas, proyectos, planificación, dinero, facturas de clientes y de proveedores, bienes, la biblioteca multimedia, boletines, certificados, informes anuales y las cifras de tus informes. También, solo como números y sin ningún nombre: el calendario (todo lo que tiene un día en una lista), los tipos de membresía y sus cuotas, cuántos vinieron a cada reunión, cuántos van a cada evento y cuántas plazas quedan, los turnos que aún necesitan ayudantes, lo que ha recaudado cada campaña, los resultados de las votaciones cerradas y tus políticas en vigor. Solo ves los que tiene tu organización.
Una clave para una sede lee esa sede y lo que tiene debajo, y nada más. No se le pueden dar cosas que pertenecen a toda la organización, como Sobre nosotros o las cifras de los informes.
Una clave que caduca se detiene sola en su día, así una clave olvidada no funciona para siempre. Los administradores reciben un aviso y un correo una semana antes: crea una clave nueva y ponla en el programa a tiempo.
Lo que nunca se da: notas sobre un miembro, cumpleaños y direcciones de casa; el enlace y el código de una reunión en línea; nada de un miembro cuyos datos se borraron; eventos, proyectos y planes que no has publicado; la nota de una tarea; lo que vale un bien y quién lo tiene; quién está suscrito a un boletín; las fotos de un álbum; las tablas de un informe que nombran a personas; los borradores de facturas y la dirección de un cliente.
Para la persona que conecta el programa: al final de la página aparecen la dirección, un ejemplo, lo que se puede pedir y los límites (60 peticiones por minuto por clave, hasta 100 filas por página).
Trata una clave como una contraseña. Una clave que lee miembros da datos personales: dásela solo a un programa de confianza, y dilo en tu aviso de privacidad. Si una clave ha podido caer en malas manos, desactívala y crea una nueva. Una clave desactivada no se puede volver a activar.
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