Approbations
Des comptes, un procès-verbal, une politique ou un gros achat demandent souvent l’accord de plusieurs personnes. Les relancer une à une par téléphone et par e-mail prend des jours, et ensuite personne ne sait vraiment qui a dit oui. Les approbations envoient le document aux personnes qui doivent donner leur accord, laissent chacune répondre sur son téléphone, et gardent la trace.
Pour votre organisation
- Ouvrez Approbations dans le menu de votre organisation et touchez Nouvelle demande.
- Écrivez ce qui doit être approuvé et le texte auquel les gens donnent leur accord.
- Comment ils donnent leur accord : d’un geste, ou en tapant leur nom.
- Ce qu’il faut : l’accord de tous (un seul « non » y met fin), ou de plus de la moitié.
- Qui est sollicité quand : tout le monde à la fois, ou l’un après l’autre dans l’ordre que vous fixez.
- Choisissez qui doit donner son accord et, si vous le souhaitez, une date limite de réponse. Touchez Enregistrer le brouillon.
- Sur la page du brouillon, ajoutez les documents à lire, puis touchez Envoyer pour approbation. À partir de là, plus rien ne peut y être modifié.
- Suivez l’arrivée des réponses. Leur rappeler écrit à ceux qui n’ont pas répondu. Retirer la demande l’annule.
- Le compte rendu en PDF montre ce qui a été demandé, qui a répondu quoi et quand.
Les rappels partent tout seuls deux jours avant la date limite. Une demande qui dépasse sa date limite sans décision se termine en « Délai dépassé ».
Directement depuis le procès-verbal, une politique ou une demande de remboursement : ouvrez le procès-verbal d’une réunion, une politique ou une demande et touchez Envoyer pour approbation. Une nouvelle demande s’ouvre avec le nom et le texte remplis. Vous choisissez qui doit donner son accord, enregistrez et envoyez comme d’habitude. La demande garde un lien vers la page d’où elle vient. La page elle-même n’est pas modifiée par les réponses.
La même demande chaque année ? Sur la page d’une demande, touchez Garder comme modèle. La prochaine fois, touchez Nouvelle demande et choisissez-le sous Partir d’un modèle : le texte, la façon de donner son accord et les personnes sollicitées sont remplis, et vous pouvez tout changer avant d’enregistrer. Vous pouvez garder jusqu’à 30 modèles. Un modèle ne garde aucun document : ajoutez ceux de l’année après l’enregistrement.
Un rapport : sous Rapports, le rapport Approbations montre combien de demandes ont été envoyées sur une période, comment elles se sont terminées, combien de jours a pris une décision, et ce qui attend encore qui.
Taper son nom : cela enregistre que cette personne, connectée à Azonation, a donné son accord à ce moment-là. Ce n’est pas la signature particulière que la loi demande pour certains documents (comme les actes notariés). Pour ceux-là, demandez à votre conseiller.
Pour un membre
- Vous recevez une notification et un e-mail. Ouvrez Mes adhésions, votre organisation, et l’onglet À approuver.
- Ouvrez la demande et lisez le texte et les documents.
- Touchez Je suis d’accord (tapez d’abord votre nom complet si on vous le demande), ou Je ne suis pas d’accord avec un mot pour dire pourquoi.
- Votre réponse est donnée une fois et ne peut pas être modifiée.
Essayez-le avec votre propre organisation
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