Freigaben
Abschlüsse, Protokolle, eine Richtlinie oder ein großer Kauf brauchen oft die Zustimmung mehrerer Personen. Jeder einzelnen per Telefon und E-Mail nachzulaufen dauert Tage, und danach weiß niemand sicher, wer ja gesagt hat. Freigaben schickt das Papier an die Personen, die zustimmen müssen, lässt jede auf ihrem Handy antworten und hält den Nachweis fest.
Für Ihre Organisation
- Öffnen Sie Freigaben im Menü Ihrer Organisation und tippen Sie auf Neue Anfrage.
- Schreiben Sie, was genehmigt werden soll, und die Worte, denen die Leute zustimmen.
- Wie zugestimmt wird: mit einem Tippen oder durch Eintippen des Namens.
- Was nötig ist: Alle müssen zustimmen (ein „Nein“ beendet es), oder mehr als die Hälfte.
- Wer wann gefragt wird: alle auf einmal, oder einer nach dem anderen in der Reihenfolge, die Sie festlegen.
- Wählen Sie, wer zustimmen muss, und wenn Sie möchten, einen letzten Tag für die Antwort. Tippen Sie auf Entwurf speichern.
- Fügen Sie auf der Seite des Entwurfs die Dokumente zum Lesen hinzu und tippen Sie dann auf Zur Zustimmung senden. Ab dann lässt sich daran nichts mehr ändern.
- Verfolgen Sie, wie die Antworten eingehen. Erinnern schreibt an alle, die noch nicht geantwortet haben. Zurückziehen bricht die Anfrage ab.
- Der Nachweis als PDF zeigt, was gefragt wurde, wer was wann geantwortet hat.
Erinnerungen gehen von selbst zwei Tage vor dem letzten Tag hinaus. Eine Anfrage, die ihren letzten Tag ohne Entscheidung überschreitet, endet mit „Zeit abgelaufen“.
Direkt aus dem Protokoll, einer Richtlinie oder einem Auslagenantrag: Öffnen Sie das Protokoll einer Sitzung, eine Richtlinie oder einen Antrag und tippen Sie auf Zur Zustimmung senden. Eine neue Anfrage öffnet sich mit Name und Worten schon eingetragen. Sie wählen, wer zustimmen muss, speichern und senden wie gewohnt. Die Anfrage behält einen Link zurück zu der Seite, von der sie kam. Die Seite selbst wird durch die Antworten nicht geändert.
Jedes Jahr dieselbe Anfrage? Tippen Sie auf der Seite einer Anfrage auf Als Vorlage behalten. Nächstes Mal tippen Sie auf Neue Anfrage und wählen sie unter Mit einer Vorlage beginnen: Die Worte, wie zugestimmt wird und wer gefragt wird, sind eingetragen, und Sie können vor dem Speichern alles ändern. Sie können bis zu 30 Vorlagen behalten. Eine Vorlage behält keine Dokumente: Fügen Sie die Dokumente dieses Jahres nach dem Speichern hinzu.
Ein Bericht: Unter Berichte zeigt der Bericht Freigaben, wie viele Anfragen in einem Zeitraum gesendet wurden, wie sie endeten, wie viele Tage eine Entscheidung dauerte und was noch auf wen wartet.
Zum Eintippen des Namens: Es hält fest, dass diese Person, bei Azonation angemeldet, zu dieser Zeit zugestimmt hat. Es ist nicht die besondere Art von Unterschrift, die das Gesetz für manche Papiere verlangt (etwa Urkunden beim Notar). Fragen Sie dafür Ihre Beratung.
Für ein Mitglied
- Sie bekommen eine Benachrichtigung und eine E-Mail. Öffnen Sie Meine Mitgliedschaften, Ihre Organisation und den Reiter Zur Zustimmung.
- Öffnen Sie die Anfrage und lesen Sie die Worte und die Dokumente.
- Tippen Sie auf Ich stimme zu (tippen Sie vorher Ihren vollen Namen ein, wenn Sie darum gebeten werden) oder auf Ich stimme nicht zu mit einem Wort, warum.
- Ihre Antwort wird einmal gegeben und lässt sich nicht ändern.
Probieren Sie es mit Ihrer eigenen Organisation
Kostenlos für bis zu 100 Mitglieder, so lange Sie möchten. Keine Karte, kein Verkaufsgespräch.