Acesso por API: os seus próprios programas leem os seus dados
O seu site mostra os próximos eventos, uma planilha soma o mês, uma tela na sala mostra o que está acontecendo. Sem isso, alguém copia tudo à mão. Com o acesso por API, cada um desses programas recebe uma chave própria e lê o que você permitir, e mais nada.
- Abra Acesso por API no menu da sua organização e toque em Nova chave.
- Diga para que é (como "O site") e marque o que pode ler. Embaixo de cada marcação, a página diz o que é dado e o que fica guardado.
- Se você tem núcleos, escolha a organização inteira ou um núcleo. Escolha por quanto tempo funciona: até você desativá-la, 90 dias, ou um ano.
- Toque em Criar a chave. Copie a chave agora e dê-a à pessoa que cuida desse programa. Ela só é mostrada desta vez.
- A página mostra quando cada chave foi usada pela última vez e com que frequência. Desativar uma chave na hora.
Uma chave lê. Nada pode ser alterado nem excluído com ela.
Formulários no seu próprio site (envios): uma chave também pode ter permissão para enviar três coisas, e cada uma espera por uma pessoa: pedidos de adesão (de um formulário "Junte-se a nós"; cada um espera até você aprová-lo, como com o seu link de adesão), mensagens (de um formulário "Fale conosco"; chegam junto com as mensagens do seu site), e inscrições no boletim (a pessoa precisa confirmar primeiro por e-mail). Marque-os separadamente em O que pode enviar?; uma chave nunca envia nada que você não tenha marcado. Cada chave pode enviar no máximo 10 por minuto e 500 por dia, e tudo o que é enviado fica registrado no seu registro de atividade.
Antes de colocar um formulário desses no seu site: diga às pessoas, no formulário, para onde vão os seus dados, e deixe que concordem. O programa precisa enviar que concordaram (consentimento), senão o pedido é recusado. Os pedidos de adesão só são aceitos enquanto o seu link de adesão estiver aberto, e as inscrições no boletim só enquanto a inscrição estiver aberta.
O que uma chave pode ter permissão para ler: sobre nós, membros, comissões, núcleos, o diretório dos membros, reuniões, eventos, o quadro de avisos, tarefas, projetos, planejamento, dinheiro, faturas de clientes e de fornecedores, bens, a biblioteca de mídia, boletins, certificados, relatórios anuais e os números dos seus relatórios. E também, só como números e sem nenhum nome: o calendário (tudo o que tem um dia, em uma só lista), os tipos de adesão e as suas mensalidades, quantos vieram a cada reunião, quantos vêm a cada evento e quantas vagas restam, os turnos que ainda precisam de ajudantes, quanto arrecadou cada campanha, os resultados das votações fechadas, e as suas políticas em vigor. Você só vê as que a sua organização tem.
Uma chave para um núcleo lê esse núcleo e o que está abaixo dele, e mais nada. Não podem ser dadas coisas que pertencem à organização inteira, como Sobre nós ou os números dos relatórios.
Uma chave com validade para sozinha no seu dia, para que uma chave esquecida não funcione para sempre. Os administradores recebem um aviso e um e-mail uma semana antes: crie uma chave nova e coloque-a no programa a tempo.
O que nunca é dado: notas sobre um membro, aniversários e endereços; o link e o código de uma reunião online; nada de um membro cujos dados foram excluídos; eventos, projetos e planos que você não publicou; a nota de uma tarefa; quanto vale um bem e quem o tem; quem está inscrito em um boletim; as imagens de um álbum; as tabelas de um relatório que mostram nomes; rascunhos de faturas e o endereço de um cliente.
Para a pessoa que liga o programa: o fim da página mostra o endereço, um exemplo, o que pode ser pedido e os limites (60 pedidos por minuto por chave, até 100 linhas por página).
Trate uma chave como uma senha. Uma chave que lê membros dá acesso a dados pessoais: dê-a só a um programa em que você confia, e diga isso no seu aviso de privacidade. Se uma chave pode ter caído em mãos erradas, desative-a e crie uma nova. Uma chave desativada não pode ser ligada de novo.
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