Quand un membre demande ses données, ou leur suppression
La loi donne à un membre le droit de voir ce que vous gardez sur lui et de vous demander de le supprimer, et vous donne un mois pour répondre. Azonation tient la liste et compte les jours.
- Ouvrez Demandes sur les données dans le menu de votre organisation. Une demande envoyée depuis l’application s’y trouve déjà. Vous êtes prévenu par une notification et un e-mail.
- Une demande arrivée par courrier ou par e-mail : appuyez sur Noter une demande, choisissez le membre et le jour de sa demande.
- Télécharger ses données vous donne le fichier à lui remettre, avec vos propres notes sur le membre.
- Appuyez sur Répondre, écrivez quelques mots, et pour une demande de suppression laissez Supprimer maintenant les données personnelles de ce membre coché.
Ce que fait la suppression : le nom du membre, ses coordonnées, son anniversaire, les notes et sa photo disparaissent, et son adhésion prend fin. Les paiements et les présences restent pour vos comptes, sans nom. Cela ne peut pas être annulé.
Dire non : appuyez sur Dire non et donnez la raison, par exemple que la loi vous oblige à garder ces documents. Le membre reçoit votre réponse.
Vous recevez un rappel une semaine avant la date limite de réponse, et encore un si cette date passe.
Combien de temps garder les anciens membres : en bas de la page, choisissez après combien d’années les données personnelles d’un ancien membre sont supprimées toutes seules (de 1 à 10 ans), ou jamais. C’est désactivé tant que vous n’avez pas choisi. Ce qui est supprimé ne peut pas être récupéré.
Les administrateurs voient toujours cette page. Pour une personne qui aide, cochez Demandes sur les données dans son rôle.
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